Handbuch für Pflegekräfte

Herzlich willkommen bei ITbuddy.Care. Dieses Handbuch ist für dich geschrieben, wenn du im Außendienst bei den Klienten unterwegs bist. Es zeigt Schritt für Schritt, wie du mit der App durch den Arbeitstag kommst: Tour ansehen, Besuche dokumentieren, Medikamente bestätigen, Besuche mit Handzeichen oder Unterschrift abschließen und was sonst noch dazugehört.

Du kannst nichts kaputt machen. Probier alles in Ruhe aus. Wenn du einmal auf den falschen Knopf tippst, passiert nichts Schlimmes. Fast überall kommst du mit dem Zurück-Pfeil deines Handys wieder dahin, wo du warst.

Ein Punkt ist wichtig: Deine Doku-Notiz und deine Wunschdienste speichert die App von selbst. Überall dort, wo ein Speichern-Knopf steht, also bei Vitalwerten, beim Wundbefund, bei der Unterschrift, bei einer Ergänzung und bei der Zeitkorrektur, musst du ihn auch tippen. Sonst ist deine Eingabe weg, wenn du weitergehst.

Die App läuft auf dem Handy, auf dem Tablet und am Computer. Für unterwegs ist das Handy am angenehmsten, denn die Ansicht ist genau dafür gemacht.

Lies dieses Handbuch nicht von vorne bis hinten durch. Spring zu dem Kapitel, das du gerade brauchst.

Hinweis: Je nachdem, welche Bausteine für deinen Pflegedienst freigeschaltet sind und ob dein Dienst ambulant, in einer Einrichtung oder in beidem arbeitet, siehst du vielleicht nicht jeden hier beschriebenen Menüpunkt. Das ist normal und kein Fehler.

1. Der erste Start

1.1 Was du brauchst

Du brauchst nur drei Dinge:

1. Ein Handy, ein Tablet oder einen Computer mit Internet.
2. Die Internet-Adresse deines Pflegedienstes. Die bekommst du von deiner Pflegedienstleitung.
3. Deine Zugangsdaten, also deine E-Mail-Adresse und dein Passwort.

1.2 Anmelden

1. Öffne die Adresse, die du von deiner Pflegedienstleitung bekommen hast.
2. Es erscheint eine Anmeldemaske.
3. Trag dort deine E-Mail-Adresse ein.
4. Trag dein Passwort ein.
5. Bestätige die Anmeldung.

Danach landest du automatisch auf der Seite Meine Tour. Das ist deine wichtigste Seite für den Arbeitstag.

Hinweis: Es gibt zwei Arten von Anmeldemasken, und welche du siehst, hängt davon ab, wie dein Pflegedienst eingerichtet ist. Die eine gehört direkt zu ITbuddy.Care und zeigt die Felder E-Mail und Passwort sowie den Knopf Anmelden. Die andere ist die gemeinsame Anmeldeseite deines Pflegedienstes, bei der die Felder etwas anders heißen können. Der Ablauf ist in beiden Fällen derselbe: Zugangsdaten eintragen, bestätigen, fertig.

1.3 Wenn die Anmeldung nicht klappt

• Prüf zuerst, ob du dich bei der E-Mail-Adresse vertippt hast. Groß- und Kleinschreibung spielt bei der Adresse keine Rolle, beim Passwort schon.
• Siehst du auf der Anmeldemaske den Punkt Passwort vergessen?, dann tipp zuerst deine E-Mail-Adresse ein und danach auf diesen Punkt. Du bekommst dann eine E-Mail, mit der du dir ein neues Passwort vergeben kannst.
• Siehst du diesen Punkt nicht, dann sag kurz deiner Pflegedienstleitung Bescheid. Sie hilft dir weiter.
• Erscheint die Meldung Anmeldung unterbrochen, ist nur eine alte Anmelde-Kennung von deinem Gerät übrig geblieben. Die App entfernt sie selbst. Tipp einfach auf Erneut anmelden. Hilft das nicht, wähl Vollständig abmelden und neu anmelden.
• Nach einem Fehlversuch blendet die Anmeldemaske zusätzlich ein Feld für einen 2FA-Code ein. Hast du keine Zwei-Faktor-Anmeldung eingerichtet, lass dieses Feld einfach leer und versuch es mit deinem Passwort noch einmal.
• Hat deine Leitung dich deaktiviert oder ist dein Austrittstag vorbei, ist die Anmeldung gesperrt. Ab dem Tag nach deinem Austritt geht das nicht mehr, auch nicht über die gemeinsame Anmeldeseite. Hast du am Austrittstag einen Nachtdienst, kommst du am nächsten Morgen noch bis 12 Uhr hinein, um Feierabend zu stempeln und deine Dokumentation abzuschließen. Glaubst du, das ist ein Versehen, sprich deine Leitung an.
• Meldest du dich über die gemeinsame Anmeldeseite an und dein Zugang ist gesperrt, siehst du die Seite Zugang gesperrt. Sie nennt keinen Grund; wende dich an deine Leitung, sie kann dir weiterhelfen. Auf einem gemeinsam genutzten Gerät tippst du dort auf Abmelden: Das Programm meldet dich ab und löscht die auf dem Gerät zwischengespeicherten Daten, damit sich jemand anderes anmelden kann. Steht dort Kein Zugang zu diesem Pflegedienst, bist du für diesen Pflegedienst nicht freigeschaltet. Arbeitest du bei mehreren Pflegediensten, wähl mit Pflegedienst wählen den richtigen aus.

1.4 Beim ersten Mal ein eigenes Passwort vergeben

Wenn dir die Leitung ein erstes Kennwort eingerichtet hat, führt dich die App nach der Anmeldung auf die Seite Neues Passwort vergeben. Dort steht: Aus Sicherheitsgründen müssen Sie Ihr initiales Kennwort jetzt durch ein eigenes ersetzen.

1. Trag unter Neues Passwort dein neues Passwort ein. Es braucht mindestens 8 Zeichen.
2. Trag dasselbe Passwort noch einmal unter Passwort wiederholen ein.
3. Tipp auf Passwort ändern.

Danach erscheint Passwort geändert! und die App bringt dich weiter. Merk dir das neue Passwort gut. Es kennt sonst niemand, auch deine Leitung nicht.

1.5 Die App aufs Handy legen

Damit du die App jeden Morgen mit einem einzigen Tipp öffnen kannst, legst du dir ein Symbol auf den Startbildschirm. Auf der Seite Meine Tour erscheint dafür ein blauer Hinweis mit der Überschrift ITbuddy.Care als App aufs Handy.

• Auf einem Android-Handy tippst du in diesem Hinweis einfach auf App installieren.
• Auf einem iPhone steht im Hinweis, was zu tun ist: unten auf Teilen tippen und dann auf Zum Home-Bildschirm. Danach startet die App mit eigenem Symbol im Vollbild.

Den Hinweis kannst du über das kleine Kreuz schließen. Wenn die App schon installiert ist, erscheint er gar nicht mehr.

1.6 Ohne Passwort anmelden mit dem Fingerabdruck

Auf Meine Tour kann ein grüner Hinweis stehen, der dir anbietet, dich künftig schneller und ohne Passwort anzumelden. Damit richtest du einmalig den Fingerabdruck- oder Gesichts-Login ein. Das dauert etwa eine Minute.

1. Tipp im Hinweis auf Jetzt einrichten. Es öffnet sich ein neues Fenster mit deinen persönlichen Anmelde-Einstellungen.
2. Registrier dort unter dem Punkt für MFA-Geräte einen Passkey.
3. Beim nächsten Anmelden wählst du statt des Passworts den Punkt, einen Sicherheitsschlüssel zu verwenden.

Diesen Weg gibt es nur, wenn dein Pflegedienst die gemeinsame Anmeldeseite nutzt. Die Seite, die sich nach Jetzt einrichten öffnet, gehört deshalb nicht zu ITbuddy.Care und sieht anders aus. Findest du dich dort nicht zurecht, ist nichts kaputt gegangen: Schließ das Fenster einfach wieder.

Das Ganze ist freiwillig. Wenn du lieber dein Passwort tippst, schließ den Hinweis mit dem Kreuz.

1.7 Abmelden

Du kannst dich auf mehreren Wegen abmelden, alle führen zum selben Ergebnis:

• Auf der Seite Meine Tour steht oben rechts der Knopf Abmelden.
• Sind alle Besuche erledigt, erscheint ein grüner Kasten. Läuft dein Arbeitstag noch, heißt er Alle Besuche erledigt und bietet Feierabend buchen an; darunter steht klein Ohne Feierabend abmelden. Erst nach dem gebuchten Feierabend heißt der Kasten Feierabend! und enthält den Knopf Abmelden.
• Am Computer tippst du oben rechts auf dein rundes Bild und dann im kleinen Menü auf Abmelden.
• Am Handy öffnest du oben rechts das Menü und tippst ganz unten auf Abmelden.

Warten auf dem Gerät noch Einträge auf das Senden, fragt die App vorher nach: Noch nicht alles gesendet. Die Einträge gehen beim Abmelden nicht verloren, sie bleiben auf dem Gerät und werden erst gesendet, wenn du dich hier wieder anmeldest. Tipp deshalb am besten auf Zurück, sende mit Netz über Jetzt synchronisieren (Kapitel 5) und melde dich dann ab. Mit Trotzdem abmelden geht es sofort.

Steht auf dem Gerät eine Medikationsgabe, bei der offen ist, ob sie beim Server gebucht ist (Abschnitt 4.8), fragt die App beim Abmelden ebenfalls nach: Eine Medikationsgabe ist unklar, bei mehreren steht die Zahl davor. Nach dem Abmelden kann niemand anderes diese Gabe noch einmal senden; der Hinweis bleibt für die Leitung stehen. Sag der Leitung Bescheid, damit sie es in der Akte prüft. Mit Trotzdem abmelden geht es sofort, mit Abbrechen bleibst du angemeldet.

Konnten Einträge gar nicht übertragen werden (roter Kasten, Abschnitt 5.3), heißt die Rückfrage Nicht übertragene Einträge. Sende eigene Einträge vorher erneut, außer eine Medikations-Quittung, die die Leitung schon nachgetragen hat. Medikations-Quittungen verwirfst du dort nicht: Trotzdem abmelden lässt sie auf diesem Gerät liegen, und andere Geräte und die Akte zeigen die Gabe dann als offen. Ist die Gabe erfolgt und klappt Erneut senden nicht, sag vor dem Abmelden der Leitung Bescheid. Nach ihrem Nachtrag verwirfst du die liegende Quittung und sendest sie nicht mehr erneut. Einträge einer anderen Anmeldung bleiben auf dem Gerät, bis sich diese Person wieder anmeldet. Beratungen einer anderen Anmeldung lassen sich nicht verwerfen und nicht unter einem anderen Konto senden; sag dann der Leitung Bescheid.

Danach erscheint die Seite Abgemeldet. mit dem Satz, dass die Sitzung beendet ist und die Seite jetzt geschlossen werden kann.

Wichtig auf einem gemeinsam genutzten Gerät: Ein einfaches Abmelden reicht dort nicht immer. Wer danach auf Wieder anmelden tippt, kommt ohne Passwort zurück in dein Konto. Nutz deshalb auf einem geteilten Diensthandy den Knopf Auf diesem Gerät vollständig abmelden. Danach verlangt die nächste Anmeldung wieder das Passwort.

2. Sich zurechtfinden

2.1 Das Menü

Am Computer steht das Menü als Leiste links am Rand. Am Handy tippst du oben rechts auf das Menü-Symbol. Der Knopf heißt Menü öffnen und, solange das Menü offen ist, Menü schließen. Das Menü schiebt sich dann von links ins Bild. Ein Tipp daneben schließt es wieder.

Diese Menüpunkte sind für dich da:

Die Punkte stehen im Menü unter zwei Überschriften. Unter Operativ findest du Meine Tour, Meine Zeitplanung, Meine Schulungen und Chat, unter Klienten steht Anfragen von Angehörigen. Meine Zeitplanung öffnet die Zeiterfassung; darüber wechselst du mit den Reitern Zeiterfassung, Schichten und Abwesenheiten zwischen den drei Seiten, die dieses Handbuch in den Kapiteln 8 bis 10 beschreibt. Ganz unten stehen ohne Überschrift Mein Profil, Hilfe, Problem mit der App melden und Einstellungen.

Neben Chat steht die Zahl der Nachrichten, die du noch nicht gelesen hast. Am Handy steht sie auch am Menü-Knopf, solange das Menü zu ist. Kanäle, die du stumm geschaltet hast, zählen nicht mit.

Nicht jeder sieht jeden Punkt. Meine Tour gibt es nur im ambulanten oder gemischten Betrieb, und Meine Schulungen nur, wenn dieser Baustein freigeschaltet ist. Meine Zeitplanung mit deinen Schichten haben alle, ambulant wie stationär.

Eine Tourenplanung, die Klientenliste oder Auswertungen siehst du bewusst nicht. Diese Bereiche gehören der Leitung.

2.2 Die kurze Einweisung zu jeder Seite

Oben steht ein kleines Fragezeichen: am Computer und am Tablet in der Kopfzeile, am Handy in der oberen Leiste neben dem Menü-Knopf. Der Knopf heißt Einweisung zu dieser Seite. Ein Tipp darauf erklärt in wenigen Sätzen, wofür die Seite da ist und was die wichtigsten Handgriffe sind. Am Ende schließt du das Fenster mit Verstanden. Du kannst die Einweisung so oft aufrufen, wie du möchtest. Das Fragezeichen erscheint nur auf den Seiten, für die eine Einweisung hinterlegt ist.

Am Handy stehen in der oberen Leiste außerdem die Lupe für die Suche, die Pille Problem melden (Kapitel 18) und der Menü-Knopf. Was ist neu? steht am Handy fest unten im Menü.

Mit der Suche findest du Seiten und Hilfe: am Computer über Suchen... in der Kopfzeile, am Tablet und am Handy über die Lupe. Tipp ein Wort ein, etwa „Urlaub“ oder „Zeiten“. Unter Funktionen stehen die Seiten, die du sehen darfst, und unter Hilfe ein Link, der dein Wort in diesem Handbuch sucht, und passende Einträge aus Was ist neu. Klienten und Kollegen findest du darüber nicht. Funktionen findest du über die Suche oben auch unter anderen Wörtern: „Dienstplan“ führt zu Meine Zeitplanung, „Einweisung“ zur Seite Hilfe; es erscheinen höchstens sechs Funktionen.

2.3 Die Einführung zu deinem Arbeitstag

Beim allerersten Öffnen von Meine Tour startet von selbst eine kleine Einführung mit sieben Bildern. Sie zeigt der Reihe nach:

1. Willkommen!
2. Morgens: Tag starten
3. Beim Klienten: Angekommen
4. Dokumentieren
5. Unterschrift einholen, oder in einem Dienst mit Handzeichen: Handzeichen setzen
6. Weiterfahren & Pause
7. Feierabend

Ob Bild 5 von der Unterschrift oder vom Handzeichen spricht, richtet sich nach dem Nachweismodell deines Pflegedienstes. Mehr dazu in Abschnitt 4.11.

Mit Weiter blätterst du vor, mit Zurück wieder retour, und mit Los geht's schließt du die Einführung am Ende. Der Knopf Überspringen steht nur auf dem ersten Bild. Danach brichst du über das Kreuz oben rechts ab. Später erreichst du sie jederzeit wieder über den kleinen Knopf So funktioniert's auf der Seite Meine Tour.

3. Meine Tour: dein Arbeitstag

Die Seite Meine Tour begleitet dich durch den ganzen Tag. Ganz oben stehen dein Name und das heutige Datum. Daneben siehst du:

• Ein Feld, das deine Verbindung anzeigt. Steht dort Online, ist alles in Ordnung.
• Den Knopf Rückmeldung an PDL, mit dem du der Leitung schreibst. Auf einem schmalen Handy-Bildschirm heißt derselbe Knopf nur Rückmeldung.
• Den Knopf Abmelden.

Ist für heute eine Tour da, läuft darunter ein dünner Balken mit der Beschriftung Fortschritt und der Angabe, wie viele Besuche du von wie vielen schon erledigt hast. An einem Tag ohne Tour fehlt dieser Balken.

3.1 Morgens: den Tag starten

Über der Liste deiner Besuche sitzt deine Zeiterfassung. Solange noch nichts läuft, steht dort Tag noch nicht gestartet.

1. Tipp auf Tag starten.
2. Ab jetzt läuft deine Arbeitszeit mit. Die Leiste zeigt Im Dienst seit und die Uhrzeit, dazu die bisherige Arbeitszeit und Pause.

Du musst nichts von Hand notieren. Auch die Fahrten zwischen den Klienten zählen als Arbeitszeit.

3.2 Pause machen

1. Tipp auf Pause. Die Leiste zeigt dann Pause läuft.
2. Wenn du weitermachst, tippst du auf Pause beenden.

Während eines Einsatzes, also zwischen Ankunft und Abfahrt bei einem Klienten, geht keine Pause. Die App sagt es dir; trag zuerst die Abfahrt ein.

Ist zwischen zwei Besuchen eine gesetzlich vorgeschriebene Pause eingeplant, erscheint in deiner Liste ein blauer Streifen mit dem Text Pflichtpause und der Anzahl der Minuten. Nimm diese Pause bitte wirklich.

3.3 Feierabend

1. Tipp am Ende des Tages auf Feierabend. Die App fragt nach, mit der Uhrzeit im Titel. Danach ist der Tag abgeschlossen; hast du dich vertippt, kannst du den Feierabend zeitnah zurücknehmen und angeben, ob du in der Zwischenzeit gearbeitet hast. Auch die Fahrt zu einem Einsatz ist Arbeitszeit. Zwischen zwei Dienstabschnitten ist die Pause der richtige Weg. Bestätige mit Feierabend buchen. Hast du heute irgendwo abgehakt, aber noch kein Handzeichen gesetzt, nennt die Frage diese Klienten. Setz das Handzeichen dann zuerst: Nach Mitternacht ist es ein Nachtrag (Abschnitt 4.11, Offene Einsätze).
2. Fehlt bei einem Klienten noch die Abfahrt, kommt eine zweite Frage: Abfahrt buchen und Feierabend. Damit ist beides zusammen erledigt.
3. Die Leiste zeigt danach Feierabend um mit der Uhrzeit und die Summe deiner Arbeitszeit und Pause.

Sobald alle Besuche abgehakt sind, erscheint ein grüner Kasten. Läuft dein Arbeitstag noch, heißt er Alle Besuche erledigt und sagt genau das: alle Besuche sind fertig, deine Arbeitszeit läuft weiter. Der Knopf darin heißt Feierabend buchen und führt zur selben Rückfrage wie der Knopf in der Zeitleiste. Darunter steht klein Ohne Feierabend abmelden, falls du den Feierabend bewusst mit deiner Leitung klären willst. Erst wenn der Feierabend gebucht ist, heißt der Kasten Feierabend! und bietet Abmelden an.

Nach dem Feierabend ist der Arbeitstag gesperrt. Angekommen und Abfahrt eintragen stehen dann nicht mehr an der Karte; dort steht: Ankunft und Abfahrt lassen sich nach dem Feierabend nicht mehr buchen. Den Knopf Pause gibt es dann auch nicht mehr. Hast du zu früh getippt oder fehlt doch noch eine Buchung, steht in der Zeitleiste der Knopf Feierabend zurücknehmen. Die Rückfrage nennt die Lücke seit deinem Feierabend (von–bis und Dauer) und lässt dich wählen; vorgewählt ist nichts: Lücke als Pause buchen (nicht gearbeitet) oder Lücke als Arbeitszeit zählen (gearbeitet oder zu einem Einsatz gefahren). Auch die Fahrt zu einem Einsatz ist Arbeitszeit. Der Arbeitstag läuft danach weiter, deine Leitung wird darüber informiert und kann die Zeit in der Zeitkorrektur ändern, und der zurückgenommene Feierabend bleibt im Nachweis sichtbar. Das geht nur zeitnah; einen Feierabend von vorgestern trägt nur noch deine Leitung nach. Über Zeiten korrigieren geht es nicht, denn Ankunft und Abfahrt sind dort gesperrt.

Erinnerung, wenn der Feierabend fehlt

Dein Pflegedienst kann eine Erinnerung an den Feierabend einschalten. Zunächst ist sie aus; einschalten kann sie nur deine Leitung, und dann gilt sie für alle Kräfte. Ist sie an und läuft dein Arbeitstag nach dem geplanten Ende noch eine Weile weiter, bekommst du eine Push-Nachricht: „Arbeitstag noch offen – Feierabend stempeln?“. Das geplante Ende ist das Ende deiner Schicht im veröffentlichten Plan (Kapitel 10) oder das Ende deines letzten Besuchs auf der Tour, je nachdem, was später liegt.

1. Tipp auf die Nachricht. Es öffnet sich Meine Tour.
2. Bist du fertig, tipp auf Feierabend, wie oben beschrieben.
3. Hast du früher aufgehört, trag die richtige Uhrzeit unter Zeiten korrigieren ein (Kapitel 8.3).

Die Erinnerung kommt höchstens einmal am Tag. Gibt es für den Tag weder eine veröffentlichte Schicht noch eine veröffentlichte Tour für dich, oder bist du genehmigt abwesend, kommt keine. Buchst du nach dem geplanten Ende noch etwas, etwa eine Ankunft, eine Abfahrt oder eine Pause, wartet die Erinnerung entsprechend länger. Die Nachricht nennt keine Namen und keine Klienten. Ankommen kann sie nur, wenn du auf deinem Handy die Push-Benachrichtigungen eingeschaltet hast (Kapitel 15.4).

3.4 Wenn du dich vertippt hast

Hast du den Tag zu spät gestartet oder den Feierabend vergessen, kannst du das selbst geradebiegen. Rechts in der Zeitleiste steht dafür der kleine Text Zeiten korrigieren. Er erscheint erst, wenn der Tag gestartet ist. Wie das genau geht, steht in Kapitel 8.3.

3.5 Wenn keine Tour angezeigt wird

Steht auf der Seite der Satz, dass für heute keine Tour für dich eingeteilt ist, dann gibt es dafür zwei Gründe: Entweder ist für heute wirklich nichts geplant, oder die Leitung hat den Tagesplan noch nicht veröffentlicht.

• Mit Erneut prüfen holt die App den aktuellen Stand.
• Mit Nachricht an die Leitung fragst du direkt nach.

3.6 Wenn mehrere Pläne für heute existieren

Erscheint ganz oben der gelbe Kasten Mehrere Tourenpläne für heute, dann hat die Leitung für den heutigen Tag mehr als einen Plan veröffentlicht, und du siehst möglicherweise nicht alle deine Besuche. Dieser Hinweis lässt sich mit Absicht nicht wegklicken. Tipp auf Frage zur Tour an die Leitung und kläre es kurz, bevor du losfährst.

4. Ein Besuch von A bis Z

Jeder Besuch ist eine eigene Karte in der Liste. Die Karten stehen in der Reihenfolge, in der du fahren sollst.

4.1 Was auf der Karte steht

Oben stehen der Name des Klienten und rechts daneben kleine farbige Felder:

• Pflicht in Rot bedeutet: Dieser Besuch ist lebensnotwendig und darf nicht verschoben werden.
• Beratungsbesuch § 37.3 bedeutet: Bei diesem Besuch ist ein Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 geplant (siehe unten).
• Morgens, Mittags, Nachmittags oder Abends zeigt die geplante Tageszeit.
• PG und eine Zahl steht für den Pflegegrad.

Darunter findest du:

• Die geplante Uhrzeit und die eingeplante Dauer in Minuten.
• Ein rotes Feld Feste Zeit mit einer Uhrzeit, wenn eine Leistung genau zu dieser Zeit erfolgen muss, etwa eine Insulingabe. Steht dahinter ein Plus-Minus-Wert in Klammern, etwa (±15 Min), ist das der erlaubte Spielraum.
• Die Adresse. Ein Tipp darauf öffnet die Karte.
• Die Telefonnummer. Ein Tipp darauf startet den Anruf.
• Kontakt mit dem Namen einer Kontaktperson und deren Telefonnummer.
• Direkt darunter den umrandeten Kasten Zugang zum Klienten mit Schlüssel, Code und Hinweisen zum Hereinkommen, wenn welche hinterlegt sind (Abschnitt 4.3).
• Ein rotes Feld Medizinisch mit wichtigen medizinischen Hinweisen. Lies das bitte immer.
• Einen hellblauen Kasten mit der Notiz zu genau diesem Termin, wenn die Leitung eine hinterlegt hat.

Klinische Kurzinfos: Notfall, Allergien, Vertretung und Hausarzt

Ab Version 2.108.0 stehen auf der Karte unter den medizinischen Hinweisen die klinischen Kurzinfos des Klienten, ohne Aufklappen. Lies sie vor jeder Versorgung. Wichtiges ist rot, Lücken sind gelb:

• Notfallfestlegung: was im Nachweis zur Wiederbelebung festgelegt ist, etwa „Reanimation: NEIN laut Patientenverfügung“, mit weiteren Festlegungen und wo das Original liegt. „Reanimation: NEIN“ steht rot. Fehlt der Nachweis in der Akte, steht das dabei; sag dann der Leitung Bescheid. „Keine Notfallfestlegung erfasst“ steht gelb wie jede Lücke und heißt nur, dass in der Akte nichts hinterlegt ist. Das sagt nicht, dass es keine Patientenverfügung gibt. Frag die Leitung danach. Im Notfall gilt das übliche Vorgehen deines Pflegedienstes.
• Allergien und Unverträglichkeiten stehen rot, mit Auslöser, Art, Schweregrad und Reaktion. „Keine bekannten Allergien (geprüft)“ ist eine geprüfte Aussage. Steht dort, dass Allergien nicht erhoben sind, ist das keine Entwarnung: Frag nach und gib die Antwort an eine Pflegefachkraft oder die Leitung weiter.
• Rechtliche Vertretung: wer für Gesundheitsfragen zuständig ist, etwa eine Betreuerin oder ein Bevollmächtigter, mit den Aufgabenbereichen und der Telefonnummer.
• Hausarzt mit Praxis und Telefonnummer.
• Im Notfall anrufen: die Notfallkontakte mit Beziehung und Telefonnummer. Fehlen sie, gilt wie bisher die Kontaktperson oben auf der Karte.

Ein Tipp auf eine Telefonnummer startet den Anruf. Die Kurzinfos kommen mit der Tour und stehen deshalb auch ohne Netz da. Konnten sie nicht geladen werden, sagt ein gelber Kasten das; sieh dann vor der Versorgung in der Akte nach oder frag die Leitung.

Die Angaben pflegt die Leitung in der Klientenakte, Allergien auch die examinierten Pflegefachkräfte. Stimmt etwas nicht, sag es der Leitung. Das Programm gibt nur wieder, was in den Dokumenten steht, und trifft keine Entscheidung.

Maßnahmenplan: was bei diesem Besuch zu tun ist

Unter den Kurzinfos steht der blaue Kasten Maßnahmenplan mit den laufenden Maßnahmen aus der gültigen Pflegeplanung des Klienten. Unter Für diesen Einsatz stehen die Maßnahmen, die zu den Leistungen dieses Besuchs gehören, mit Themenfeld, Häufigkeit, Zuständigkeit und Leistung. Maßnahmen ohne eigene Leistung, etwa eine Beobachtung oder ein Hinweis zur Person, gelten bei jedem Besuch; du klappst sie über Bei jedem Einsatz auf.

Der Kasten fehlt, wenn es für den Klienten noch keine gültige Pflegeplanung gibt oder nichts davon diesen Besuch betrifft. Der Plan kommt mit der Tour und steht auch ohne Netz da. Konnte er nicht geladen werden, sagt ein gelber Kasten das. Ändern kannst du den Plan hier nicht: Fällt dir auf, dass eine Maßnahme nicht mehr passt, sag es der Pflegefachkraft oder der Leitung.

Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3

Ist bei einem Besuch ein Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 geplant, steht oben auf der Karte das Feld Beratungsbesuch § 37.3. Das gilt auch, wenn die Leitung den Nachweis nur mit dem Besuch verknüpft hat und unter den Leistungen keine Beratung steht. Den Nachweis dazu findest du auf der Karte direkt unter Angekommen, vor der Medikation. Dort zeigst du ihn dem Klienten, füllst ihn aus und lässt ihn unterschreiben. Hast du die Tour morgens mit Netz geöffnet, geht das auch ohne Netz.

Steht die Beratung auch unter Leistungen dieses Besuchs, hakst du sie dort nicht ab. Der Haken ist gesperrt, und darunter steht: Wird über den Nachweis zum Beratungsbesuch quittiert, nicht hier abhaken. Quittiert ist der Beratungsbesuch mit den Unterschriften im Nachweis. Besteht der Besuch nur aus der Beratung, gibt es unten auf der Karte keinen Knopf Unterschrift und kein Handzeichen. Dort steht stattdessen Zum Nachweis des Beratungsbesuchs; ein Tipp bringt dich zum Nachweis. Sobald der Klient (oder seine Vertretung) und du als Beratungsperson unterschrieben habt, gilt der Besuch als erledigt, auch ohne Netz. Unten steht dann Weiter zu mit dem nächsten Besuch.

Ändert sich der Nachweis, nachdem du ihn dem Klienten gezeigt hast, etwa weil die Leitung ihn bearbeitet hat, sagt die Karte das im geöffneten Nachweis in einem gelben Kasten an: Der Nachweis hat sich geändert, seit du ihn gezeigt hast. Zeig den neuen Stand; erst danach lassen sich Angaben ausfüllen und unterschreiben. Darunter steht, was sich geändert hat, geänderte Einwilligungen zuerst.

1. Zeig dem Klienten oder seiner Vertretung den neuen Stand. Eine geänderte Einwilligung ist eine Erklärung des Klienten; zeig sie ausdrücklich.
2. Tipp auf Neuen Stand gezeigt.

Bis dahin sind Ziffern und Einwilligungen ausfüllen und Unterschreiben lassen gesperrt. Das gilt auch, wenn du zwischendurch Meine Tour verlassen, einen neuen Tab geöffnet oder die App neu gestartet hast. Dann weiß das Gerät nicht mehr, was sich geändert hat, und die Karte nennt alle Angaben, besonders die Einwilligungen. Nach einer Abmeldung oder auf einem anderen Gerät kennt die Karte den früher gezeigten Stand gar nicht; zeig den Nachweis dann ganz, besonders die Einwilligungen. Ändert sich der Nachweis, während der Klient gerade unterschreiben soll, schließt das Unterschriftsfeld. Die angefangene Unterschrift ist verworfen, unterschrieben ist nichts. Zeig den neuen Stand und lass neu unterschreiben.

Hat die Leitung für diesen Besuch noch keinen Nachweis mit dir als Beratungsperson angelegt, steht dort ein gelber Kasten: An diesem Einsatz ist ein Beratungsbesuch geplant, aber kein Nachweis mit dir als Beratungsperson hinterlegt. Tipp auf Leitung informieren. Es öffnet sich die Rückmeldung an die Leitung mit einem fertigen Text; prüf ihn und tipp auf Senden. Lässt sich der Nachweis gerade nicht laden, steht im Kasten Erneut laden.

Die Akte des Klienten

Bist du examinierte Pflegefachkraft, stehen auf der Karte die Knöpfe Akte öffnen, Pflegeplanung, Pflegevisite und Assessments. Ein Tipp öffnet die Akte des Klienten, auf Wunsch gleich im passenden Bereich. Die Akte öffnet sich nur mit Netz. Läuft gerade eine Aufnahme oder ist dein Bericht noch nicht gespeichert, fragt die App vorher nach: Auf der Tour bleiben oder Trotzdem öffnen. Ohne Examen gibt es diese Knöpfe nicht; was du für den Besuch brauchst, steht auf der Karte.

In der Akte ist eine Eingabe erst mit Speichern gesichert. Bis dahin steht im Auswahlfeld Reiter hinter dem Bereich „ungespeichert“, am Computer ein gelber Punkt am Reiter. Wechselst du vorher den Bereich, den Klienten oder die Seite, fragt die App nach: Weiter bearbeiten lässt alles stehen, Verwerfen verwirft die Eingabe. Das gilt auch, wenn du einen anderen Eintrag zum Bearbeiten öffnest oder ein Fenster mit Eingaben über Escape oder einen Klick daneben schließt; Abbrechen schließt ohne Rückfrage.

Im Reiter Leistungspläne der Akte liest du, welche Leistung wie oft und an welchen Tagen vereinbart ist. Ändern kannst du dort nichts; Leistungspläne legt die Leitung an und ändert sie. Siehst du statt der Liste eine Fehlermeldung, tipp auf Erneut laden, oder frag die Leitung, ob du für den Klienten eingeteilt bist.

4.2 Zum Klienten navigieren

Solange ein Besuch noch offen ist, steht auf der Karte der blaue Knopf Navigation starten. Ein Tipp darauf öffnet die Navigation und führt dich von deinem jetzigen Standort zur Adresse des Klienten.

4.3 Schlüssel und Zugang

Gibt es besondere Hinweise zum Hereinkommen, steht auf der Karte ganz oben, direkt unter Adresse und Kontakt, der umrandete Kasten Zugang zum Klienten mit einem Schlüssel-Symbol. Darin kann stehen:

• Pflegedienst hat Schlüssel
• Schlüssel mit der Angabe, wo er liegt
• Code für einen Schlüsseltresor. Der Code ist zu deinem Schutz zuerst verdeckt. Tipp auf anzeigen, um ihn zu sehen, und danach auf verstecken. Lädst du die Seite neu, ist er wieder verdeckt.
• Bei Nichterreichen mit der Angabe, wen du anrufen sollst, wenn niemand öffnet.
• Freie Hinweise der Leitung, etwa zur Klingel oder zum Hund.

Der Kasten kommt mit der Tour. Hast du die Tour mit Netz geöffnet, steht er auch ohne Netz da, solange deine Anmeldung gilt. Ist sie abgelaufen, zeigt die App die Tour und damit auch den Kasten aus Datenschutzgründen nicht mehr (Abschnitt 5.1).

Behandle diese Angaben vertraulich. Zeig den Bildschirm niemandem, der nicht dazugehört.

Bist du examinierte Pflegefachkraft, öffnest du an der Karte mit Akte öffnen die Akte des Klienten (Abschnitt 4.1, Die Akte des Klienten). Dort steht der Reiter Schlüssel mit dem Schlüsselbuch des Pflegedienstes. Du siehst, ob ein Schlüssel im Büro liegt oder bei welcher Kollegin er gerade ist. Den Code eines Schlüsseltresors zeigst du dort mit Code anzeigen. Jede Anzeige wird mit deinem Namen und der Uhrzeit protokolliert; nach einer Minute oder mit Verbergen ist der Code wieder weg. Das geht bei Klienten, für die du zuständig bist: Du hast heute einen Einsatz oder eine Schicht bei ihnen, du bist ihre Bezugspflegekraft, oder du arbeitest am selben Standort. Sonst brauchst du den Notfallzugriff, und der wird ebenfalls protokolliert. Ist der Klient ausgeschieden oder noch nicht aufgenommen, zeigt nur noch die Leitung den Code. Lässt sich ein Code nicht lesen, sag der Leitung Bescheid; sie trägt ihn neu ein. Ohne Examen gibt es den Knopf Akte öffnen nicht: Was du für den Besuch brauchst, steht im Kasten Zugang zum Klienten. Fehlt dort der Schlüssel oder der Code, frag die Leitung. Ausgabe und Rückgabe trägt die Leitung ein: sag ihr Bescheid, wenn du einen Schlüssel abholst, zurückbringst oder verloren hast.

4.4 Angekommen melden

Sobald du beim Klienten bist, tippst du auf der Karte auf Angekommen. Das ist der erste Schritt an jedem Einsatz. Damit dokumentiert die App deine Anwesenheit beim Klienten lückenlos.

Zwei Dinge musst du dazu wissen:

• Der Knopf sagt, was er bucht. Hast du den Tag noch nicht gestartet, heißt er Tag starten und Ankunft buchen; bist du gerade in der Pause, heißt er Pause beenden und Ankunft buchen. Für die Abfahrt gilt dasselbe, in der Pause etwa Pause beenden und Abfahrt buchen. Nach dem Feierabend fehlen beide Knöpfe (Abschnitt 4.15).
• Den Knopf Abfahrt eintragen bietet die App danach an. Sie bietet ihn auch dann an, wenn du den Besuch nur abgehakt und die Ankunft gar nicht gestempelt hast. So kannst du deine Anwesenheit auf jeden Fall sauber schließen.

Nach dem Tipp steht dort in Grün „Angekommen um“ mit der Uhrzeit. Gebucht wird immer die Uhrzeit deines Tipps. Ohne Netz merkt sich die App die Ankunft und sendet sie später; sie zählt trotzdem schon. Lehnt der Server sie später ab, steht sie im roten Kasten (Abschnitt 5.3); sag dann der Leitung Bescheid.

Wenn die Ankunft fehlt: Ohne Ankunftszeit abschließen?

Nur die Ankunft liefert die Ist-Zeit eines Besuchs. Fehlt sie, fragt die App nach, bevor du den Besuch quittierst: beim Tipp auf deinen Handzeichen-Knopf, auf Unterschrift oder bei einem reinen Beratungsbesuch auf Unterschreiben lassen im Nachweis. Dann erscheint die Rückfrage Ohne Ankunftszeit abschließen? mit der Erklärung: Ohne Ankunft stehen im Leistungsnachweis nur die geplanten Zeiten, und die Abrechnung mit der Kasse kann gesperrt bleiben, bis die Leitung die Zeit nachträgt.

• Bist du gerade erst angekommen, tipp auf Abbrechen und dann auf Angekommen (läuft dein Tag noch nicht, auf Tag starten und Ankunft buchen). Danach quittierst du ohne Rückfrage.
• Sonst schreib unter Begründung, warum keine Ankunft gebucht ist und wann du da warst, zum Beispiel: Ankunft vergessen, war ca. 08:10 bis 08:40 da. Tipp dann auf Ohne Ist-Zeit abschließen.

Beim reinen Beratungsbesuch kommt die Rückfrage vor jedem Unterschreiben lassen, für den Klienten und für dich. Buch deshalb zuerst die Ankunft.

Die Begründung ist Pflicht und braucht mindestens 10 und höchstens 500 Zeichen. Leerzeichen am Rand, mehrere Leerzeichen hintereinander und unsichtbare Zeichen zählen nicht mit. Ist sie zu kurz, schließt das Fenster, oben steht ein Hinweis, und der Besuch ist noch nicht abgeschlossen. Dein Text ist dann weg; tipp noch einmal auf den Knopf und schreib etwas ausführlicher.

Außerdem gilt:

• Eine gebuchte Abfahrt zählt nicht als Ankunft. Hast du nur Abfahrt eintragen getippt, kommt die Rückfrage trotzdem.
• Die App trägt keine Zeit für dich nach. Deine Begründung wird am Einsatz gespeichert; in der Tour siehst du sie danach nicht mehr. Sag der Leitung Bescheid, damit sie die Zeit nachträgt.
• Das geht auch ohne Netz. Die Begründung geht dann mit dem Handzeichen oder der Unterschrift hinaus, sobald du wieder Netz hast.
• Nach dem Feierabend lassen sich Ankunft und Abfahrt nicht mehr buchen. Fehlt dann die Ankunft, bleibt nur Ohne Ist-Zeit abschließen mit Begründung.

4.5 Dokumentieren

Unter den Leistungen steht Bericht zu diesem Besuch mit einem Textfeld. Der graue Text darin fragt: Was wurde gemacht? Besonderheiten? Das Feld ist sofort da, du musst vorher nichts auswählen.

1. Hak bei Leistungen dieses Besuchs ab, was du erbracht hast.
2. Tipp in das Feld und schreib, was du gemacht hast und was dir aufgefallen ist.
3. Tipp danach irgendwo neben das Feld. Damit ist dein Text gespeichert.

Hast du eine Leistung nur zum Teil oder gar nicht erbracht, tipp unter ihr auf Abweichung erfassen. Wähle abweichend erbracht oder nicht erbracht. Bei abweichend erbracht trägst du die erbrachte Menge in ganzen Einheiten ein, so wie sie geplant ist (zum Beispiel 2 von 4); mehr als geplant geht nicht, eine Mehrleistung sagst du der Leitung. Über dem Feld steht, wie viele Einheiten geplant sind und wie lang eine Einheit im Plan ist, etwa Erbrachte Menge in Einheiten (geplant 4 zu je 15 Min.). Teilmengen nach Minuten rechnet die Leitung aus deiner gestempelten Zeit. Wähle dann einen Grund; bei sonstiges schreibst du kurz dazu, was war. Tipp auf Speichern. Abweichend erbracht gilt danach als abgehakt, mit deiner Menge; nicht erbracht bleibt ohne Haken. Unter der Leistung steht, was du erfasst hast. Der Haken allein ändert daran nichts: nimmst du ihn weg und setzt ihn wieder, bleibt deine Menge stehen. Bei nicht erbracht setzt du den Haken nur über das Formular. Hast du die Leistung doch so erbracht wie geplant, tipp auf Abweichung erfassen und dann auf Doch wie geplant erbracht; dann gilt wieder die geplante Menge. Ohne Netz legt die App die Abweichung ab und überträgt sie, sobald wieder Netz da ist. Nach Handzeichen oder Unterschrift gibt es den Knopf nicht mehr. Hat die Leitung die Leistung korrigiert oder ihre Menge bestätigt, gibt es den Knopf ebenfalls nicht mehr, und auch den Haken kannst du dann nicht mehr ändern; statt des Knopfs steht ein kurzer Satz, und ändern geht nur über die Leitung.

Unter dem Feld erscheint kurz Gespeichert. Bist du gerade ohne Netz, steht dort stattdessen Gespeichert, wird bei Empfang übertragen. In beiden Fällen ist deine Eingabe sicher.

Gespeichert wird der Bericht bei einer Leistung des Besuchs. Die App wählt sie selbst: die einzige Leistung, sonst die, bei der schon ein Bericht steht, sonst die erste abgehakte, sonst die erste. Welche es ist, steht in der Auswahl Bericht, Fotos und Ergänzungen gehören zur Leistung direkt über dem Feld; dort kannst du sie ändern. Hat ein Besuch gar keine Leistung, lässt sich kein Bericht speichern. Sag dann der Leitung Bescheid.

4.6 Statt tippen einfach diktieren

Ist die Sprach-Doku für deinen Pflegedienst eingerichtet, steht im Bericht zu diesem Besuch neben der Überschrift ein Knopf Diktieren. Ist der Besuch quittiert, fehlt er.

1. Tipp auf Diktieren. Beim ersten Mal fragt dein Handy, ob die App das Mikrofon benutzen darf. Erlaube das.
2. Sprich ganz normal. Unter dem Feld steht mit einem roten Punkt, wie lange du schon aufnimmst, zum Beispiel Aufnahme 2:15. Der Knopf heißt jetzt Aufnahme beenden.
3. Tipp auf Aufnahme beenden.
4. Kurz steht am Knopf Wird umgewandelt..., danach steht dein Text im Feld, und der Bericht ist gespeichert.

Die App setzt den gesprochenen Text an der Stelle ein, an der der Cursor steht. Hast du vorher ein Stück Text markiert, ersetzt das Diktat genau diese Markierung. Was du während der Umwandlung tippst, bleibt erhalten. Lies den Text bitte einmal durch und bessere nach, wo die Erkennung danebenlag.

In der Tour ist immer nur ein Diktat offen. Solange es läuft, umgewandelt wird, auf Netz wartet oder im gelben Kasten steht, ist Diktieren an allen Besuchen gesperrt. Brauchst du Diktieren woanders, tipp im gelben Kasten auf Verwerfen. Wartet das Diktat noch auf Netz, steht darunter der Knopf Diktat verwerfen. Während der Aufnahme sind außerdem Unterschrift und dein Handzeichen-Knopf an allen Besuchen gesperrt.

Diktieren geht nur bei einem Klienten mit gültiger Einwilligung. Die App prüft das erst, wenn du die Aufnahme beendest. Fehlt die Einwilligung oder ist sie widerrufen, geht nichts an die Spracherkennung, und im gelben Kasten steht: Für diesen Klienten liegt keine gültige Einwilligung vor. Diktat nur mit gewähltem Klienten und erteilter Einwilligung. Tipp den Bericht dann und sag der Leitung Bescheid; nur sie kann die Einwilligung eintragen.

Steht statt des Knopfs Diktieren ein Satz, der mit Diktat gerade nicht verfügbar beginnt, nennt er den Grund und endet mit: Du kannst den Bericht tippen. Es gibt sechs Gründe:

• Die Spracherkennung ist für euren Pflegedienst gerade nicht eingerichtet.
• Das Modul für KI und Diktat ist für euren Pflegedienst nicht aktiv.
• Deine Anmeldung ist abgelaufen. Bitte melde dich neu an.
• Der Server hat die Prüfung nicht beantwortet.
• Keine Verbindung zum Server, vielleicht bist du gerade offline.
• Die Prüfung hat zu lange gedauert.

Außer bei der abgelaufenen Anmeldung steht daneben Erneut prüfen. Ein Tipp fragt noch einmal nach. Kommt das Netz zurück, prüft die App von selbst. Bei abgelaufener Anmeldung meldest du dich neu an.

Klappt die Aufnahme selbst nicht, sagt dir die App warum, zum Beispiel: Mikrofon-Zugriff verweigert. Bitte in den Browser-Einstellungen erlauben. Erlaube das Mikrofon dann für diese Seite, oder tipp den Bericht.

Du darfst auch lange diktieren, bis zu 15 Minuten. Danach endet die Aufnahme von selbst. Die App nimmt in kurzen Stücken auf und wandelt sie nach dem Beenden nacheinander um. Bei einem langen Diktat siehst du dabei, wie weit sie ist, zum Beispiel Teil 3 von 12 wird umgewandelt. Hast du gerade kein Netz, wartet das Diktat, bis die Verbindung zurück ist.

Ließ sich ein Teil nicht umwandeln, ist nichts verloren, solange du das Fenster offen lässt. Ein gelber Kasten bietet drei Wege an:

• Erneut senden schickt nur die fehlenden Teile noch einmal. Das ist fast immer der richtige Weg.
• Mit Lücke einfügen übernimmt den Rest. An der Stelle des fehlenden Teils steht eine sichtbare Marke, damit du weißt, was fehlt.
• Verwerfen löscht das Diktat. Die App fragt vorher nach.

Deine Aufnahme verlässt das Handy erst, wenn du die Aufnahme beendest, und sie wird nirgends gespeichert.

4.7 Ein Foto anhängen

Unter dem Bericht steht Fotos mit der Angabe, wie viele du schon angehängt hast, zum Beispiel Fotos (1/4).

1. Tipp auf Foto. Es öffnet sich die Kamera.
2. Mach die Aufnahme.
3. Das Bild erscheint als kleines Vorschaubild. Ein Tipp darauf zeigt es groß.

Möchtest du ein Bild wieder entfernen, tippst du auf das rote Kreuz an der Ecke des Bildes und bestätigst mit Entfernen.

Drei Grenzen gibt es dabei:

• Mehr als vier Fotos je Besuch nimmt die App nicht an. Ist die Zahl erreicht, verschwindet der Knopf Foto.
• Der Foto-Bereich erscheint nur, wenn dem Besuch eine Leistung zugeordnet ist. Fehlt sie, gibt es dort keine Fotos.
• Nach der Unterschrift oder deinem Handzeichen ist der Bereich gesperrt. Vorhandene Bilder bleiben sichtbar, neue kommen nicht mehr dazu.

Fotografiere nur, was fachlich nötig ist, und niemals mehr Personen als unbedingt erforderlich.

4.8 Medikamente bestätigen

Sind für diesen Klienten heute Medikamente fällig, erscheint auf der Karte ein violetter Kasten Medikation. Für jede Gabe steht dort der Name, die Form, die Tageszeit und die Dosis.

Zusätzliche Felder helfen dir:

• BTM in Rot kennzeichnet ein Betäubungsmittel.
• noch offen bedeutet, dass die Gabe überfällig ist.
• Ein gelber Text ist ein besonderer Hinweis zu diesem Medikament.
• Gerichtet mit Uhrzeit und Name bedeutet, dass jemand das Medikament nur vorbereitet hat. Der Hinweis Gabe noch quittieren sagt dir: Das Verabreichen musst du noch bestätigen.

So bestätigst du eine Gabe:

1. Hast du das Medikament gegeben, tippst du auf Gegeben.
2. Konntest du es nicht geben, tippst du auf Nicht gegeben. Bei einer Bedarfsmedikation gibt es diesen Knopf nicht: eine Gabe, die nicht nötig war, wird auch nicht quittiert.

Nach Nicht gegeben fragt die App: Warum nicht gegeben? (Pflicht). Wähl einen der Gründe aus:

• Klient lehnt ab
• Nicht angetroffen
• Bestand leer
• Sonstiges

Bei Sonstiges musst du zusätzlich einen Grund eintippen. Bestätige am Ende mit Nicht gegeben bestätigen oder brich mit Abbrechen ab.

Die fertige Zeile zeigt danach den Stand: Gegeben, Verweigert oder Ausgelassen, dazu die Uhrzeit und deinen Namen.

Gerichtet ist kein Abschluss. Die Zeile bleibt offen und trägt weiter den Hinweis Gabe noch quittieren, bis jemand Gegeben oder Nicht gegeben tippt. Verlass dich also nie darauf, dass ein gerichtetes Medikament damit erledigt wäre.

Besonderheit bei Betäubungsmitteln: Wenn die App die Menge nicht aus der Dosis errechnen kann, etwa bei einer Bedarfsgabe oder bei einer Angabe wie zwei Hub, fragt sie nach. Es erscheint das Feld Gegebene Menge (Pflicht, BTM-Bestandsnachweis). Trag die tatsächlich gegebene Menge ein und tipp auf Gegeben bestätigen. Ohne diese Angabe kann die App den Bestand nicht fortschreiben. Deshalb geht es hier nicht ohne.

Das Zählen des Vorrats gehört dagegen nicht in die Tour. Hier quittierst du nur die einzelne Gabe. Zählst du den Bestand eines Betäubungsmittels bei der Übergabe, erfasst du das Ergebnis in der Klientenakte im Bereich Medikation unter Bestandskontrolle bei der Übergabe. Weicht der gezählte Bestand vom geführten ab, ist eine zweite Kraft Pflicht. Den Weg in die Akte zeigt dir deine Leitung.

Bedarfsmedikamente können mehrfach am Tag gegeben werden. Unter der Zeile steht dann Heute mit allen bisherigen Gaben des Tages.

Hast du dich vertippt, etwa auf der falschen Zeile Gegeben getippt, steht an der Zeile zehn Sekunden lang der Knopf Rückgängig. Ein Tipp darauf fragt nach dem Grund; vorgeschlagen ist „Versehentlich quittiert, sofort zurückgenommen.“, du kannst ihn ändern. Mit Zurücknehmen ist die Quittierung storniert, und du kannst die Gabe neu quittieren. Danach heißt der Knopf an deiner Quittierung den ganzen Tag Falsch quittiert?, auch wenn du die Tour neu öffnest, und fragt ebenso nach dem Grund. Gelöscht wird dabei nichts: Die Zeile bleibt durchgestrichen in der Dokumentation, mit Grund, deinem Namen und der Uhrzeit.

Zurücknehmen kannst du deine eigene Quittierung am selben Tag, und nur mit Netz. Eine offline gespeicherte Gabe nimmst du zurück, sobald sie übertragen ist; dann steht an ihr Falsch quittiert?. Die Quittierung einer Kollegin oder eine vom Vortag nimmt eine examinierte Pflegefachkraft oder die Leitung zurück; sag in dem Fall der Leitung Bescheid. Examinierte Pflegefachkräfte sehen Falsch quittiert? an jeder Quittierung von heute.

Bei einem Betäubungsmittel mit geführtem Bestand wird der Bestand beim Zurücknehmen wieder erhöht. Das macht eine examinierte Pflegefachkraft oder die Leitung, mit zweiter Kraft (Vier-Augen-Prinzip): Die App fragt sie nach dem Namen der zweiten Kraft. Ohne Examen steht an deiner Gabe statt des Knopfs der Satz, dass eine examinierte Kraft oder die Leitung sie zurücknimmt. Sag ihr dann Bescheid.

Gaben, die noch nicht übertragen sind

Ohne Netz quittierst du wie gewohnt, wenn der Medikationsplan des Klienten auf dem Handy liegt (Abschnitt 5.1). An der Zeile steht dann: Offline quittiert. Wird übertragen, sobald wieder online. Noch nicht auf dem Server bestätigt. Die Knöpfe Gegeben und Nicht gegeben sind an dieser Zeile weg, auch wenn du die Tour neu öffnest. So wird nichts doppelt quittiert. Du musst nichts weiter tun; mit Netz sendet die App von selbst. Zurücknehmen kannst du eine solche Gabe erst, wenn sie übertragen ist.

Ohne Netz siehst du außerdem nicht, was Kolleginnen seit deinem letzten Laden quittiert haben. Darauf weist der Satz hin, der mit Offline-Stand von beginnt. Prüf im Zweifel vor der Gabe nach.

Lehnt der Server eine offline quittierte Gabe ab oder scheitert die Übertragung mehrmals, steht an der Zeile in Rot, dass die Quittierung nicht übernommen wurde und nicht dokumentiert ist. Prüf zuerst, ob die Gabe schon erfolgt ist, und quittiere erst dann neu. Bei einer Bedarfsgabe bleibt die Zeile gesperrt: Gib das Medikament nicht noch einmal, sondern tipp oben im roten Kasten auf Erneut senden oder Verwerfen (Abschnitt 5.3). Verwerfen nur, wenn die Gabe nicht erfolgt ist oder die Leitung sie schon nachgetragen hat.

Blieb ein früherer Versuch ohne Antwort, steht an der Zeile stattdessen, dass unklar ist, ob die Quittierung beim Server gebucht ist. Dann gilt: nicht nachtragen lassen und nicht neu quittieren. Sag der Leitung Bescheid; sie prüft in der Akte, ob die Gabe gebucht ist. Ist sie gebucht, tippst du im roten Kasten auf Verwerfen. Ist sie nicht gebucht und die Gabe erfolgt, trägt die Leitung sie nach; erst danach tippst du auf Verwerfen.

Ohne Anmeldung lässt sich eine Medikations-Quittierung nicht verwerfen, etwa wenn du dich in einem anderen Fenster abgemeldet hast. Im roten Kasten steht dann Nicht verwerfbar: keine Anmeldung. Bitte anmelden. Melde dich an; danach kannst du wieder wählen.

Hat auf diesem Handy jemand anderes eine Gabe offline quittiert, steht an der Zeile ein gelber Hinweis, und die Zeile ist gesperrt: bei einer Bedarfsgabe, die gegeben wurde, für heute; sonst für den ganzen Versorgungstag, also morgens und mittags bis Mitternacht, abends und nachts bis 5 Uhr am nächsten Morgen. Prüf, ob die Gabe erfolgt ist. Nur wenn eine weitere Gabe wirklich nötig ist, tipp auf Gabe trotzdem dokumentieren, schreib die Begründung und tipp auf Trotzdem dokumentieren. Das wird protokolliert.

Fehlt der Plan ganz, steht dort Medikationsdaten derzeit nicht verfügbar. und daneben Erneut laden. Quittieren geht dann erst, wenn der Plan wieder geladen ist.

Wenn unklar ist, ob eine Quittierung angekommen ist

Meist legt die App eine Quittierung, auf die keine klare Antwort kommt, für später auf dem Handy ab; dann steht an der Zeile Offline quittiert (siehe oben). Selten geht auch das nicht, etwa wenn gerade keine Anmeldung gilt oder das Ablegen auf dem Handy scheitert. Dann steht an der Zeile ein Hinweis, der mit Ob die Quittierung beim Server gebucht ist, ist unklar beginnt und sagt: Bitte nicht nachtragen. Gib das Medikament auch nicht noch einmal, nur weil die Antwort fehlt.

Tippst du an dieser Zeile noch einmal, prüft die App zuerst den Server-Stand:

• Ist die Gabe dort gebucht, sagt die App das. Es wurde nichts doppelt gebucht. Für eine weitere Gabe tippst du noch einmal.
• Sonst fragt sie mit den Angaben der ersten Gabe: Gabe von … Uhr: ist sie angekommen? Wähl, was passieren soll, und tipp auf Weiter. Ist es dieselbe Gabe, wählst du „Gabe von … Uhr noch einmal senden“. Das bietet die App nur an, wenn der frische Server-Stand für diese Zeile an diesem Tag keine andere Gabe führt, etwa einen Nachtrag der Leitung; unter demselben Schlüssel bucht der Server sie dann höchstens einmal. Führt der Stand eine solche Gabe, auch bis 12 Stunden vor oder nach dieser Gabe, ist er gerade nicht lesbar oder liegt die Gabe an einem früheren Tag, geht noch einmal senden nicht. Dann sagt die App das, und du sagst der Leitung Bescheid. Unmittelbar vor dem Senden liest die App den Stand noch einmal; hat sich dort inzwischen etwas geändert, sendet sie nichts. Hast du gerade eine weitere Gabe gegeben, wählst du Neue Gabe jetzt quittieren. Die erste Gabe bleibt dann als unklar an der Zeile stehen; sag der Leitung Bescheid.
• Mit Abbrechen (nichts senden) wird nichts gesendet.

Manchmal klärt die App das schon von selbst, wenn sie den Plan neu lädt, etwa nachdem wartende Einträge übertragen wurden oder der Versorgungstag wechselt. Dann verschwindet der Hinweis an der Zeile, und im roten Kasten steht: Die Gabe von … Uhr ist laut Server gebucht; es wurde nichts doppelt gebucht. Bitte nicht erneut quittieren. Stammt die Gabe von einem früheren Tag, steht dort auch das Datum. Tippst du trotzdem noch einmal, bucht die App nichts und sagt, dass die Gabe schon gebucht ist; erst ein weiterer Tipp wäre eine neue Gabe.

„Noch einmal senden“ gibt es nur unter derselben Anmeldung und mit denselben Angaben. Eine Gabe, die ohne zugeordnete Anmeldung quittiert wurde und vor einer Abmeldung oder einem Wechsel der Anmeldung liegt, gilt als Gabe einer anderen Anmeldung: Auch dann geht noch einmal senden nicht. Ist es dieselbe Gabe mit anderen Angaben, brich ab und sag der Leitung Bescheid. Meldet sich auf dem Gerät inzwischen jemand anderes an, schließt die App die Rückfrage, und es wird nichts gesendet.

Hat die Leitung die unklare Gabe in der Akte geklärt, tippst du am Hinweis auf Von der Leitung geklärt, nur nach Rücksprache mit der Leitung. Die App fragt nach dem Grund; mit Als geklärt vermerken wird der Vermerk mit deinem Namen und dem Grund protokolliert, und der Hinweis verschwindet auf diesem Gerät. Gebucht wird dabei nichts.

4.9 Vitalwerte erfassen

Auf der Karte steht ein blauer Kasten Vitalwerte mit Feldern für RR systolisch, RR diastolisch, Puls, Temperatur, Blutzucker, Gewicht, SpO2 und Atemfrequenz. Hinter jeder Bezeichnung steht die Einheit.

1. Tipp die gemessenen Werte in die passenden Felder. Du musst nicht alle ausfüllen.
2. Tipp auf Vitalwerte speichern.
3. Es erscheint Vitalwerte gespeichert.

Sieht ein Wert unglaubwürdig aus, färbt sich das Feld gelb und darunter steht bitte prüfen. Speichern kannst du trotzdem. Schau aber noch einmal auf dein Messgerät.

Zwei Abkürzungen sparen dir Tipparbeit:

• Vitalwerte diktieren: Sprich die Werte einfach ein. Beende die Aufnahme mit Aufnahme beenden. Während die App zuhört und rechnet, steht dort Wird erkannt.... Danach stehen die erkannten Werte in den Feldern. Prüf sie und speichere erst dann.
• Werte abfotografieren: Halte die Kamera auf das Display deines Messgerätes. Die App liest die Zahlen aus und trägt sie ein. Auch hier gilt: erst prüfen, dann speichern. Beim allerersten Tipp auf diesen Knopf öffnet sich zunächst eine kurze Einweisung. Erst der zweite Tipp öffnet die Kamera. Danach geht es sofort zur Kamera.

Die Rückmeldung der App ist bei beiden Wegen verschieden. Nach dem Diktat steht dort: Erkannte Werte bitte prüfen und dann speichern. Nach dem Foto steht dort, wie viele Werte erkannt wurden, mit der Bitte, sie mit dem Gerät zu vergleichen.

Alles, was du diktiert hast und was kein Vitalwert ist, setzt die App in deinen Bericht zu diesem Besuch (Abschnitt 4.5). Das geschieht immer, auch dann, wenn sie Werte erkannt hat. So geht nichts verloren, aber schau danach in deinen Bericht. Ist der Bericht schon gesperrt, weil der Besuch quittiert ist, oder hat der Besuch keine Leistung, bleibt der Text als gelber Kasten Diktierter Text unter den Vitalwerten stehen. Dort speicherst du ihn mit Als Ergänzung speichern oder In den Bericht übernehmen, kopierst ihn mit Text kopieren oder löschst ihn mit Verwerfen. Von selbst verschwindet er nicht, auch nicht, wenn du die Seite neu lädst oder kurz in die Akte wechselst. Schließt du die App ganz oder meldest du dich ab, ist er weg. Übernimm oder kopiere ihn deshalb vorher.

4.10 Wunden dokumentieren

Ist für den Klienten eine aktive Wunde hinterlegt, erscheint ein roter Kasten mit der Überschrift Wunddokumentation und der Liste der Wunden.

1. Tipp die Wunde an, um die du dich gerade kümmerst. Unter der Liste öffnet sich dann das Formular Befund mit der Stelle am Körper.
2. Trag Länge, Breite und Tiefe in Zentimetern ein. Die Fläche rechnet die App selbst aus.
3. Füll Exsudat, Wundrand und Wundgrund aus. Zu jedem Feld schlägt die App gängige Formulierungen vor, du kannst aber auch frei schreiben.
4. Trag unter Maßnahme ein, was du gemacht hast, etwa den Verbandwechsel.
5. Unter Notiz ist Platz für Besonderheiten.
6. Tipp auf Wundbefund speichern.

Die beiden Felder Maßnahme und Notiz kannst du auch diktieren, genau wie die Doku-Notiz.

Danach erscheint Wundbefund gespeichert. Für Wundbefunde brauchst du Netz. Ohne Verbindung ist der Knopf Wundbefund speichern ausgegraut. Bricht die Verbindung erst mitten im Speichern ab, geht nichts verloren: Die App legt den Befund in die Warteschlange und sagt dir ausdrücklich, dass er noch nicht auf dem Server ist. Schau später kurz nach, ob er übertragen wurde.

4.11 Den Besuch quittieren: Handzeichen oder Unterschrift

Jeder Besuch wird am Ende quittiert. Wie, legt dein Pflegedienst fest, und die App zeigt dir an der Karte nur den Weg, der bei dir gilt. Es gibt zwei Modelle:

• Handzeichen je Einsatz, Unterschrift einmal im Monat: Du setzt nach jedem Besuch dein Handzeichen. Der Klient unterschreibt nicht bei jedem Besuch, sondern einmal im Monat den Monatsnachweis. So starten neue Pflegedienste.
• Unterschrift bei jedem Einsatz: Der Klient unterschreibt nach jedem Besuch auf deinem Bildschirm.

In beiden Fällen gilt: Hak vorher jede Leistung ab, die du wirklich erbracht hast. Ohne abgehakte Leistung lässt sich ein Besuch weder mit Handzeichen noch mit Unterschrift quittieren.

Dein Handzeichen setzen

Am Fuß der Karte steht der Knopf Handzeichen „…“ setzen, darin dein eigenes Kürzel, zum Beispiel Handzeichen „AMe“ setzen.

1. Tipp auf den Knopf. Ist für diesen Besuch keine Ankunft gebucht, fragt die App zuerst Ohne Ankunftszeit abschließen? (Abschnitt 4.4).
2. Die App fragt nach und zählt die Leistungen auf, die du damit bestätigst. Was dort als noch nicht abgehakt steht, kannst du danach nicht mehr abhaken.
3. Tipp auf Handzeichen setzen.

Danach ist der Eintrag gesperrt. Auf der Karte steht in Grün „Handzeichen gesetzt am“ mit Datum und Uhrzeit, dahinter das Wort gesperrt, dazu der Satz: Dieser Eintrag ist unveränderbar. Korrekturen nur als Ergänzung. Fällt dir später noch etwas ein, hängst du es als Ergänzung an (Abschnitt 4.12).

Ist für dich kein Kürzel hinterlegt, steht über dem Knopf ein gelber Hinweis, und der Knopf heißt Ohne Handzeichen abschließen. Du kannst den Besuch trotzdem abschließen. Auf dem Leistungsnachweis bleibt die Spalte Hdz. dann leer, bis die Leitung dein Kürzel in deinen Stammdaten einträgt. Sag ihr Bescheid.

Ohne Netz legt die App das Handzeichen auf dem Gerät ab und überträgt es, sobald wieder Empfang da ist. Bis dahin steht auf der Karte Handzeichen offline gespeichert.

Handzeichen vergessen: Offene Einsätze

Meine Tour zeigt nur den heutigen Tag. Damit ein Besuch von gestern nicht verloren geht, steht oben der Kasten Offen vom Vortag: Besuche von gestern, bei denen du abgehakt oder angefangen hast, aber noch kein Handzeichen gesetzt ist. Er steht dort bis 12:00 Uhr; ein Besuch, an dem noch keine Abfahrt gebucht ist, bleibt länger stehen. Darunter öffnest du Offene Einsätze dieses Monats: alle deine Besuche des Monats, an denen das Handzeichen noch fehlt.

1. Tipp beim Besuch auf Handzeichen setzen.
2. Ist der Leistungstag vorbei, wählst du einen Grund, zum Beispiel Handzeichen vergessen, und tippst auf Nachtragen. Bei Sonstiges schreibst du kurz dazu, was war (mindestens 10 Zeichen). War keine Ankunft gebucht, schreibst du auch kurz, warum.

Ein Handzeichen nach dem Leistungstag ist ein Nachtrag. Die App kennzeichnet es selbst mit Datum, Uhrzeit, deinem Namen und dem Grund; das steht dann auch auf dem Leistungsnachweis. Manche Kassen erkennen solche Nachträge nicht an. Setz das Handzeichen deshalb am besten noch am selben Tag. Bei einem Nachtdienst zählt der Tag deiner ersten Ankunft: Bist du nach Mitternacht angekommen, ist das Handzeichen am selben Morgen kein Nachtrag.

Hast du nur angefangen und nichts abgehakt, oder unterschreibt bei euch der Klient jeden Besuch, gibt es hier keinen Knopf. Sag dann der Leitung Bescheid; sie klärt den Besuch auf ihrer Prüfseite.

Nachtrag zur Bestätigung

Hat die Leitung für einen deiner Besuche etwas nachgetragen, steht es oben in der Karte unter Nachtrag zur Bestätigung: welche Leistungen, welche Zeiten, warum und von wem. Die Zahl an Offene Einsätze zählt diese Besuche mit. Sind deine Mitteilungen eingeschaltet, bekommst du die Mitteilung „Nachtrag zur Bestätigung“.

Nur du kannst den Nachtrag bestätigen, mit deiner eigenen Anmeldung; die Leitung kann es nicht für dich. So verlangen es die Regeln der Pflegekassen: Deine Leistungen erfasst nur du.

• Hast du die Leistungen wirklich selbst erbracht, tipp einmal auf Ich habe diesen Einsatz selbst erbracht – bestätigen. Die App hakt die noch offenen Leistungen für dich ab und bestätigt; eine zweite Nachfrage gibt es nicht. Danach ist der Besuch quittiert, trägt deine Beschäftigtennummer und ist als Nachtrag gekennzeichnet.
• Stimmt etwas nicht, tipp auf Ablehnen und schreib kurz, warum (mindestens 10 Zeichen). Deine Begründung sehen die Leitung und die Abrechnung, nicht der Klient. Schreib nichts zu deiner Gesundheit hinein; „war an dem Tag nicht im Dienst“ genügt.

Solange du nicht entschieden hast, kannst du an diesem Besuch kein eigenes Handzeichen setzen; der Besuch wird bis dahin nicht abgerechnet.

Die Monatsunterschrift des Klienten

Im Modell mit Handzeichen unterschreibt der Klient einmal im Monat den Monatsnachweis. Diese Unterschrift holst du in der App ein, bei einem Klienten, für den du zuständig bist. Deine Leitung kann sie auch selbst einholen; die App zeigt dir dann an, dass der Klient für diesen Monat unterschrieben hat.

1. Tipp an der Karte auf Monatsnachweis unterschreiben lassen.
2. Wähl oben den Monat. Angeboten werden der Vormonat und der laufende Monat.
3. Die App zeigt die Leistungen des Monats, die auf dem Nachweis stehen. Geh sie mit dem Klienten durch.
4. Tipp auf Klient unterschreiben lassen. Erst jetzt öffnet sich das Unterschriftsfeld.
5. Lass den Klienten oder eine bevollmächtigte Person unterschreiben, prüf den Namen und tipp auf Speichern.

Die App lässt dich nicht in jedem Fall unterschreiben, und sie sagt dir, warum:

• Hat ein Besuch des Monats noch weder Handzeichen noch Unterschrift, nennt sie die offenen Tage. Setz dort zuerst dein Handzeichen oder sag der Kollegin Bescheid, die dort war.
• Den laufenden Monat kannst du erst unterschreiben lassen, wenn für den Klienten in diesem Monat kein weiterer Besuch mehr geplant ist.
• Hat der Klient für diesen Monat schon unterschrieben, zeigt die App das an. Eine zweite Unterschrift gibt es nicht.

Für die Monatsunterschrift brauchst du Netz. Ohne Netz wird sie nicht gespeichert, auch nicht für später. Scheitert das Speichern am Netz, bleibt das Unterschriftsfeld mit der Unterschrift offen, bis du erneut auf Speichern tippst.

Je nach Einstellung deines Pflegedienstes sperrt die Monatsunterschrift den ganzen Monat. Dann lassen sich Besuche dieses Monats erst wieder dokumentieren, wenn die Leitung die Unterschrift zurücknimmt; danach muss der Klient erneut unterschreiben.

Unterschrift bei jedem Einsatz

In diesem Modell steht am Fuß jeder Karte der Knopf Unterschrift.

1. Tipp auf Unterschrift. Ist für diesen Besuch keine Ankunft gebucht, fragt die App zuerst Ohne Ankunftszeit abschließen? Das Fenster öffnet sich dann erst nach Ohne Ist-Zeit abschließen mit Begründung. Bist du gerade erst angekommen, tipp auf Abbrechen, dann auf Angekommen und danach wieder auf Unterschrift (Abschnitt 4.4). Im Fenster steht ein weißes Feld, darüber der Hinweis, dass die Unterschrift für den Besuch bei diesem Klienten gilt und sich danach nicht mehr ändern lässt, und die Leistungen, die damit als durchgeführt bestätigt werden.
2. Lass den Klienten oder eine angehörige Person mit dem Finger unterschreiben.
3. Ist etwas schiefgegangen, tippst du auf Leeren und beginnst neu.
4. Prüf das Feld Name (unterschreibende Person). Es ist mit dem Namen des Klienten vorbelegt. Hat jemand anderes unterschrieben, etwa eine angehörige Person, überschreibst du den Namen.
5. Tipp auf Speichern.

Solange kein einziger Strich im weißen Feld steht, sind Leeren und Speichern ausgegraut. Das ist kein Fehler: es fehlt nur noch die Unterschrift. Speichern kannst du also erst, wenn gezeichnet wurde.

Speichern steht groß unten im Fenster, auch bei vielen Leistungen. Ein Tipp neben das Fenster schließt es nur, solange noch nicht unterschrieben wurde. Steht schon eine Unterschrift im Feld, bleibt alles stehen. Zum Abbrechen tippst du oben auf das Kreuz; die App fragt dann, ob die Unterschrift verworfen werden soll.

Ist der Knopf Unterschrift oder der Knopf für dein Handzeichen grau, steht darunter, warum, etwa: Hake zuerst ab, was du gemacht hast.

Danach ist der Eintrag gesperrt. Auf der Karte steht in Grün die Zeile Unterschrieben von Name am Datum und Uhrzeit, dahinter das Wort gesperrt, dazu der Satz: Dieser Eintrag ist unveränderbar. Korrekturen nur als Ergänzung.

Das ist Absicht, denn eine quittierte Dokumentation darf nicht nachträglich geändert werden. Das gilt für das Handzeichen genauso wie für die Unterschrift.

Wenn die Leitung eine Leistung korrigiert hat

Die Leitung kann eine Leistung nachträglich korrigieren, etwa eine Menge ändern oder einen Haken entfernen, solange der Monat nicht gesperrt ist. Den Haken einer so korrigierten Leistung kannst du danach in der App nicht mehr ändern. Deine Notiz und Ergänzungen schreibst du dort weiter wie gewohnt. Ein Haken, den du ohne Netz geändert hattest, bevor die Leitung korrigiert hat, wird vom Server abgelehnt und erscheint im roten Kasten (Abschnitt 5.3). Verwirf ihn dort und sprich die Leitung an, wenn die Korrektur nicht stimmt.

4.12 Nachtragen, was dir später einfällt

Fällt dir nach dem Handzeichen oder der Unterschrift noch etwas ein, löschst du nichts, sondern hängst es an:

1. Tipp auf Ergänzung hinzufügen.
2. Schreib deinen Text in das Feld.
3. Tipp auf Ergänzung speichern.

Die Ergänzung erscheint unter dem Eintrag mit deinem Namen und dem Zeitpunkt. Der ursprüngliche Eintrag bleibt unverändert stehen. Mit Abbrechen verwirfst du die Ergänzung.

Hast du das Handzeichen oder die Unterschrift ohne Netz gesetzt, steht auf der Karte, dass es noch übertragen wird. Eine Ergänzung kannst du trotzdem schon schreiben; die App schickt sie hinterher.

4.13 Wann ein Besuch erledigt ist

Einen eigenen Knopf zum Abschließen gibt es nicht. Quittiert wird ein Besuch mit deinem Handzeichen, mit der Unterschrift des Klienten oder, beim Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3, mit dem unterschriebenen Nachweis. Welche Knöpfe am Fuß der Karte stehen, hängt davon ab, wie weit du bist:

• Solange der Besuch offen ist, steht dort der Knopf zum Quittieren, also dein Handzeichen-Knopf, zum Beispiel Handzeichen „AMe“ setzen, oder Unterschrift (Abschnitt 4.11). Ist er grau, steht darunter, warum. Darunter steht Leistungen einzeln dokumentieren; ein Tipp springt zur Liste Leistungen dieses Besuchs. Hast du schon alles abgehakt, steht dort Markierte Leistungen prüfen.
• Besteht der Besuch nur aus dem Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3, steht dort Zum Nachweis des Beratungsbesuchs. Erledigt ist der Besuch, sobald der Klient oder seine Vertretung und du im Nachweis unterschrieben habt (Abschnitt 4.1).
• Ist der Besuch erledigt, steht dort Abfahrt eintragen, solange die Abfahrt fehlt (Abschnitt 4.15), und Weiter zu mit dem nächsten Besuch (Abschnitt 4.14).

Wann die Karte einen Besuch als erledigt zeigt, hängt vom Modell deines Dienstes ab:

• Mit Handzeichen: erst mit deinem Handzeichen. Das bloße Abhaken der Leistungen reicht dort nicht; der nächste Schritt auf der Karte ist das Handzeichen, nicht die Weiterfahrt.
• Mit Unterschrift bei jedem Einsatz: schon, wenn alle Leistungen abgehakt sind. Dann steht unten schon Weiter zu, darüber aber noch Unterschrift. Lass den Klienten unterschreiben, bevor du weiterfährst; erst die Unterschrift quittiert den Besuch.

Fehlt beim Quittieren die Ankunft, fragt die App vorher Ohne Ankunftszeit abschließen? (Abschnitt 4.4).

Eine erledigte Karte ist blasser, der Name ist durchgestrichen, und der runde Knopf mit der Nummer oben links zeigt einen grünen Haken. Der Fortschrittsbalken oben wandert weiter, und Navigation starten verschwindet.

Hast du einen Haken zu viel gesetzt, bringt dich Markierte Leistungen prüfen zurück zur Liste. Dort nimmst du ihn mit einem zweiten Tipp zurück, solange der Besuch nicht quittiert ist. Nach Handzeichen oder Unterschrift ist der Besuch gesperrt, und kein Haken lässt sich mehr ändern. Zurücknehmen kannst du ein Handzeichen oder eine Unterschrift nicht; was noch fehlt, hängst du als Ergänzung an (Abschnitt 4.12).

4.14 Weiter zum nächsten Besuch

Sobald ein Besuch erledigt ist, steht unten Weiter zu mit dem Namen des nächsten Klienten und, wenn eine geplant ist, der Uhrzeit. Solange die Abfahrt noch fehlt, ist Abfahrt eintragen der hervorgehobene Knopf und Weiter zu nur umrandet. Ein Tipp auf Weiter zu springt direkt zur nächsten Karte; eine Abfahrt bucht er nicht. Steht darüber noch Unterschrift, lass zuerst den Klienten unterschreiben (Abschnitt 4.13). Erst dann trägst du die Abfahrt ein und fährst weiter.

War es der letzte offene Besuch, steht dort stattdessen der Satz: Das war der letzte offene Besuch dieser Tour.

4.15 Abfahrt eintragen

Nach dem Ankommen erscheint am Fuß der Karte der Knopf Abfahrt eintragen. Tipp darauf, wenn du beim Klienten losfährst.

Das ist auch dann wichtig, wenn der Besuch gar nicht stattgefunden hat. Hast du den Klienten nicht angetroffen oder musstest den Besuch abbrechen, hakst du nichts ab. Der Knopf Abfahrt eintragen steht trotzdem da, damit du deine Anwesenheit sauber schließen kannst. Vergiss ihn nicht, sonst bleibt deine Anwesenheit dort ohne Ende stehen.

Eine Grenze gibt es: Trag die Abfahrt beim letzten Klienten ein, bevor du auf Feierabend tippst. Nach dem Feierabend ist der Arbeitstag gesperrt. Statt Angekommen steht an der Karte dann: Ankunft und Abfahrt lassen sich nach dem Feierabend nicht mehr buchen. Auch Abfahrt eintragen fehlt dann. Eine fehlende Abfahrt trägt dann deine Leitung nach. Merkst du es gleich, nimm in der Zeitleiste den Feierabend zurück (Abschnitt 3.3) und trag die Abfahrt ein. Über Zeiten korrigieren kommst du nicht daran vorbei, denn Ankunft und Abfahrt sind dort gesperrt.

Wenn deine Leitung eine falsch gebuchte Abfahrt storniert, erscheint der Knopf beim nächsten Aktualisieren wieder, und du kannst sie erneut eintragen.

4.16 Wenn der Klient an diesem Tag abwesend ist

Hakst du einen Besuch ab, für den eine Abwesenheit des Klienten erfasst ist, etwa ein Krankenhausaufenthalt oder eine Kurzzeitpflege, dann erscheint oben ein Hinweis. Deine Dokumentation bleibt gespeichert. Der Hinweis ist nur dafür da, dass du es weißt und der Leitung Bescheid geben kannst.

4.17 Beratung nebenbei festhalten, auch ohne Netz

Weiter unten auf der Karte steht der Kasten Beratung nebenbei. Hast du dem Klienten oder Angehörigen etwas erklärt oder gezeigt, hältst du es dort kurz fest; dann findet die Leitung es bei einer Prüfung wieder. Das ist kein Beratungsbesuch und wird nicht abgerechnet. Den Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 dokumentierst du im Nachweis weiter oben auf der Karte (Abschnitt 4.1).

1. Tipp auf Beratung festhalten.
2. Wähl unter Worum ging es? ein Thema: Angehörige angeleitet, Umgang mit Hilfsmittel, Pflegesituation besprochen oder Leistungen erklärt.
3. Schreib bei Bedarf unter Kurz dazu (freiwillig) ein paar Worte, höchstens 2000 Zeichen.
4. Tipp auf Beratung speichern.

Für eine zweite Beratung am selben Besuch tippst du auf Noch eine Beratung festhalten. Als Uhrzeit zählt der Moment, in dem du speicherst, nicht die spätere Übertragung.

Festgehaltene Beratungen bleiben so stehen. Stimmt etwas nicht, halte es gleich richtig fest und sag der Leitung Bescheid; sie kann den falschen Eintrag mit Grund stornieren. Eine stornierte Beratung steht dann durchgestrichen mit „Zurückgenommen“ da und zählt nicht mehr als Doku; hat sie so stattgefunden, halte sie neu fest. Ist der Besuch quittiert, mit Handzeichen oder Unterschrift, kannst du keine Beratung mehr nachtragen.

Ohne Netz speichert die App die Beratung auf dem Handy. In der Karte steht dann: Gespeichert. Wird übertragen, sobald du wieder Netz hast. Erfasse sie nicht noch einmal. Wartet schon eine gleiche Beratung auf die Übertragung, weist dich die App beim Speichern darauf hin; ist es wirklich eine weitere Beratung, tippst du noch einmal auf Beratung speichern.

Diese Hinweise können im Kasten stehen:

• Ob das gespeichert wurde, ist unklar. Tipp noch einmal auf Speichern, doppelt wird es dadurch nicht. Ändere dabei weder Thema noch Text, sonst gilt es als neue Beratung.
• In Gelb: Ob die Beratung gespeichert wurde, ist unklar, weil die Übertragung nach mehreren Fehlversuchen angehalten wurde. Erfasse sie dann nicht neu. Steht sie unten in der Liste, ist sie gespeichert. Sonst tippst du oben im roten Kasten auf Erneut senden (Abschnitt 5.3); doppelt wird sie dadurch nicht. Gelb bleibt der Hinweis auch, wenn ein früherer Versuch ohne Antwort blieb und der Server die Beratung erst danach abgelehnt hat; dann ist ebenfalls offen, ob sie beim Server steht. Ist die Ablehnung sicher, etwa weil der Besuch inzwischen quittiert ist, steht der Hinweis dagegen in Rot.
• In Rot: Der Server hat die Beratung abgelehnt, meist mit Grund. Halte sie dann neu fest oder frag die Leitung.

Vor Erneut senden fragt der rote Kasten bei einer Beratung noch einmal nach. Hast du sie inzwischen am Besuch neu erfasst, sende sie nicht, sondern frag die Leitung; sonst stünde sie doppelt da. Verwirf eine Beratung dort nur, wenn sie nicht stattgefunden hat oder die Leitung sie schon nachgetragen hat. Meldet sich auf dem Gerät inzwischen jemand anderes an, schließt die App die Rückfrage; gesendet oder verworfen wird dann nichts.

Auf einem geteilten Gerät siehst du im Kasten nur deine eigenen Beratungen, die noch warten oder hängen geblieben sind. Wechselt die Anmeldung, zeigt der Kasten sofort nur noch die Beratungen der neuen Anmeldung. Was jemand vor dir auf diesem Gerät erfasst hat, steht oben nur als Eintrag einer anderen Anmeldung, ohne Thema und ohne Uhrzeit. Verwerfen kannst du solche Einträge nicht; dort steht Nicht verwerfbar: gehört nicht zu deiner Anmeldung. Bitte die Leitung informieren. Erneut senden fragt nach und reiht sie mit Erneut einreihen nur wieder ein. Gesendet werden sie erst, wenn sich die Person, die sie erfasst hat, an diesem Gerät wieder anmeldet. Kommt diese Person nicht mehr an dieses Gerät, sag der Leitung Bescheid.

Manchmal steht dort Eintrag ohne zugeordnete Anmeldung mit dem Satz Nicht verwerfbar: Urheber unbekannt. Bitte die Leitung informieren. Dann lässt sich die Beratung keiner Anmeldung zuordnen, etwa weil sie aus einer älteren Fassung der App stammt. Die Beratung wird nicht gesendet, auch nicht nach Erneut senden, und unter deinem Konto senden lässt sie sich auch nicht. Kläre das mit der Leitung.

5. Arbeiten ohne Netz

In vielen Wohnungen und Kellern gibt es kein Netz. Das ist eingeplant. Arbeite einfach weiter.

5.1 Woran du den Zustand erkennst

Oben in der Kopfzeile von Meine Tour steht ein kleines Feld:

Meldungen oben auf der Seite

Nach dem Speichern erscheint oben auf Meine Tour manchmal ein Streifen. Die Farbe sagt, was los ist:

• Gelb mit Wolke: gespeichert, wird gesendet, sobald du Netz hast. Du musst nichts tun.
• Grün: erledigt, etwa wenn deine Notiz am schon unterschriebenen Besuch als Ergänzung gespeichert wurde.
• Blau: ein Hinweis, etwa dass ein anderes Gerät schneller war und die Anzeige aktualisiert wurde.
• Rot: Etwas ist nicht gespeichert. Die rote Meldung bleibt stehen, bis du sie mit dem Kreuz schließt, auch wenn danach eine andere Meldung kommt; die steht dann darunter. Lies sie und mach, was dort steht.

Die Karte Offline bereit

Öffne Meine Tour morgens mit Netz. Die App speichert dann alles auf dem Handy, was du für die Besuche des Tages brauchst: deine Tour, deine Arbeitszeit, die Medikationspläne, Wunden, Vitalwerte, Beratungen und den Nachweis zum Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3. Über deinen Besuchen steht dazu eine Karte:

• Offline bereit: 8 von 8 Einsätzen · Stand 07:12 heißt: Für alle Besuche liegt alles auf dem Handy, Stand 7:12 Uhr. Steht dort weniger, fehlt noch etwas. Öffne die Tour mit Netz noch einmal oder tipp auf Jetzt synchronisieren.
• Darunter steht, ob alles gesendet ist oder wie viele Einträge noch warten.
• Ohne Netz sagt die Karte, dass du mit dem gespeicherten Stand arbeitest.

Gespeichert wird nur, was von heute ist. Was gestern geladen wurde, zählt nicht als bereit; die App lädt es mit Netz neu. Mit Netz frischt sie den Stand von selbst auf, sobald etwas fehlt oder er älter als eine Stunde ist.

Klappt das Speichern für unterwegs nicht, nennt die Karte den Grund, etwa: Das Speichern für unterwegs hat zu lange gedauert. Versuch es gleich noch einmal. Darunter steht Erneut laden. Ein Tipp lädt die Daten für unterwegs noch einmal. Kann dein Gerät die Tour gar nicht für unterwegs speichern, sagt die Karte das in Rot: Dieses Gerät kann die Tour nicht für unterwegs speichern. Lass die Seite geöffnet, bevor du ins Funkloch fährst.

Erneut laden findest du auch an anderen Stellen, wenn dort etwas nicht geladen werden konnte: dort, wo sonst die Medikation steht (Medikationsdaten derzeit nicht verfügbar.), am Nachweis zum Beratungsbesuch und in der Zeiterfassung oben auf Meine Tour. Lädt die ganze Tour beim Öffnen nicht, heißt der Knopf Erneut versuchen.

Die Karte warnt dich auch: wenn ein Eintrag schon seit 12 Stunden auf das Senden wartet, wenn deine Anmeldung bald endet, und wenn dein Handy oder Browser die gespeicherten Daten bei Platzmangel löschen darf. Im letzten Fall hilft es, die App zum Startbildschirm hinzuzufügen (Abschnitt 1.5) und vor Feierabend mit Netz zu synchronisieren.

Jetzt synchronisieren

Mit dem Knopf Jetzt synchronisieren auf der Karte sendest du alle wartenden Einträge sofort und lädst die Daten für unterwegs neu. Danach steht unter dem Knopf, was passiert ist: wie viele Einträge angekommen sind, oder warum nicht, etwa weil kein Netz da ist, die Anmeldung abgelaufen ist oder der Server gerade nicht antwortet. Je nach Grund bietet die Karte Erneut versuchen oder Neu anmelden an. Bei sehr schwachem Netz kann es dauern; deine Einträge bleiben dabei auf dem Gerät, und du kannst normal weiterarbeiten. Nichts wird doppelt gesendet, auch wenn du mehrmals tippst.

Wenn das Handy im Funkloch gesperrt war

Entsperrst du das Handy ohne Netz, bleibt deine Tour offen. Die App arbeitet mit dem gespeicherten Stand weiter, bis wieder Netz da ist. Das gilt aber nur, solange deine Anmeldung läuft. Endet sie, erscheint Anmeldung abgelaufen: Aus Datenschutzgründen zeigt die App die Tour dann nicht mehr, deine Einträge bleiben aber auf dem Gerät. Tipp mit Netz auf Neu anmelden, danach werden sie gesendet.

5.2 Was ohne Netz funktioniert

Deine Doku-Notizen, das Abhaken eines Besuchs, die Unterschrift am Einsatz, dein Handzeichen, Fotos, Vitalwerte, Ergänzungen, die Medikamenten-Quittierung, Beratungen nebenbei (Abschnitt 4.17) und deine Zeiterfassung legt die App auf dem Gerät ab und überträgt sie automatisch, sobald wieder Netz da ist. Du erkennst das an Sätzen wie: Offline erfasst. Wird übertragen, sobald wieder online.

Die Monatsunterschrift des Klienten ist die Ausnahme: Dafür brauchst du Netz. Ohne Verbindung wird sie nicht gespeichert, auch nicht für später (Abschnitt 4.11).

Bei Medikamenten steht bis zur Übertragung zusätzlich der Hinweis: Offline quittiert. Wird übertragen, sobald wieder online. Noch nicht auf dem Server bestätigt.

Beim Beratungsbesuch nach § 37 Abs. 3 steht an einer Unterschrift ohne Netz: Gespeichert. Wird übertragen, sobald du wieder Netz hast. Der Hinweis verschwindet erst, wenn genau diese Unterschrift angekommen ist. Kommen nur andere Einträge an, etwa eine Doku-Notiz, bleibt er stehen; dann ist die Unterschrift noch auf dem Gerät und noch nicht beim Server. Ist die App zweimal offen, etwa als installierte App und im Browser, überträgt manchmal das andere Fenster die Unterschrift. Dann verschwindet der Hinweis, sobald du wieder in dieses Fenster wechselst. Lehnt der Server die Unterschrift ab, etwa weil sich der Nachweis inzwischen geändert hat, verschwindet der Hinweis. Stattdessen meldet die Karte, dass die Unterschrift nicht beim Server angekommen ist, meist mit dem Grund. Lass in diesem Fall erneut unterschreiben. Gibt die App nach vielen Versuchen auf, verschwindet der Hinweis ebenfalls. Dann kann es sein, dass nur die Antwort des Servers verloren ging; die Karte meldet deshalb, dass sich die Übertragung nicht bestätigen ließ. Steht die Unterschrift danach auf der Karte als unterschrieben, ist nichts zu tun. Sonst lässt du erneut unterschreiben.

Wundbefunde brauchen dagegen eine Verbindung. Ohne Netz ist der Knopf Wundbefund speichern ausgegraut. Trag den Befund nach, sobald du wieder Empfang hast. Bricht die Verbindung erst mitten im Speichern ab, legt die App den Befund in die Warteschlange und weist dich ausdrücklich darauf hin, dass er noch nicht auf dem Server ist.

5.3 Wenn etwas nicht übertragen werden konnte

Klappt eine Übertragung dauerhaft nicht, erscheint ein roter Kasten mit dem Satz: Diese Dokumentation ist nicht auf dem Server. Bitte erneut senden oder bewusst verwerfen. Darunter steht, worum es geht, zum Beispiel Vitalwerte, Durchführung, Notiz, Unterschrift oder Handzeichen. Lässt sich der Inhalt nicht genauer bestimmen, steht dort Dokumentation.

• Erneut senden versucht es noch einmal. Das ist fast immer der richtige Weg.
• Verwerfen löscht den Eintrag endgültig. Nutz das nur, wenn du sicher bist, dass er nicht gebraucht wird.

Bei Medikamenten und Beratungen gibt es Besonderheiten:

• Eine Bedarfsgabe, die nicht übertragen wurde, sperrt ihre Zeile in der Medikation. Gib das Medikament nicht noch einmal (Abschnitt 4.8). Nach Erneut senden bleibt die Zeile gesperrt, bis die Gabe übertragen ist; nach Verwerfen ist sie frei. Ist die Gabe erfolgt und Erneut senden klappt nicht, sag der Leitung Bescheid, damit sie die Gabe nachträgt. Erst wenn sie nachgetragen ist, tippst du Verwerfen, nicht mehr Erneut senden. Vorher nicht: Nach dem Verwerfen ist die Zeile frei, und die Gabe stünde nirgends.
• Steht hinter einem Eintrag Ausgang offen, blieb ein früherer Versuch ohne Antwort. Dann ist unklar, ob er beim Server steht. Eine solche Medikations-Quittierung verwirfst du erst, wenn die Leitung in der Akte geprüft hat, ob die Gabe gebucht ist; nachtragen lassen erst, wenn das geklärt ist, und erst nach dem Nachtrag Verwerfen.
• Bei Gaben und Beratungen fragen Erneut senden und Verwerfen vorher nach (Abschnitt 4.17). Meldet sich auf dem Gerät inzwischen jemand anderes an, schließt die App die Rückfrage; dann wird nichts gesendet und nichts verworfen.
• Beratungen, die jemand anderes auf diesem Gerät erfasst hat, stehen hier ohne Thema und Uhrzeit als Eintrag einer anderen Anmeldung. Verwerfen kannst du sie nicht; dort steht Nicht verwerfbar: gehört nicht zu deiner Anmeldung. Bitte die Leitung informieren. Erneut senden reiht sie nur wieder ein, dann warten sie auf die Person, die sie erfasst hat. Kommt diese Person nicht mehr an dieses Gerät, sag der Leitung Bescheid. Ein Eintrag ohne zugeordnete Anmeldung wird gar nicht gesendet, auch nicht nach Erneut senden; auch dann sagst du der Leitung Bescheid.
• Eine Gabe einer anderen Anmeldung steht mit Zeitpunkt und Uhrzeit und dem Zusatz andere Anmeldung da, eine Gabe aus einer älteren Fassung der App mit dem Zusatz Urheber unbekannt. Verwerfen fragt dort nach einem Grund; mit Mit Grund verwerfen ist sie weg, und das wird protokolliert. Die Zeile bleibt danach gesperrt, solange die Sperre gilt (Abschnitt 4.8), auch bei einer Gabe mit dem Zusatz Urheber unbekannt. Verwirf sie nur, wenn die Gabe nicht erfolgt ist oder die Leitung sie schon nachgetragen hat.
• Ohne Anmeldung lässt sich keine Medikations-Quittierung verwerfen; dort steht Nicht verwerfbar: keine Anmeldung. Bitte anmelden. Ist ein Eintrag nicht lesbar, steht dort Nicht verwerfbar: Eintrag unlesbar. Bitte die Leitung informieren.
• Hängt ein Protokoll zum Verwerfen, sagt der Kasten das und bittet: Bitte die Leitung informieren. Ein solches Protokoll lässt sich nicht verwerfen, nur erneut senden. Tipp dort auf Erneut senden und sag der Leitung Bescheid.

Der gelbe Kasten zählt oben, wie viele Einträge auf die richtige Anmeldung warten. Liegen dort nur Beratungen ohne Urheber, steht stattdessen, wie viele Einträge sich nicht senden lassen. Die Fälle brauchen verschiedene Handgriffe:

• Einträge stammen von einer anderen Anmeldung. Dann hat sich auf diesem Gerät zwischendurch jemand anderes angemeldet. Melde dich mit dem ursprünglichen Konto an, dann überträgt die App alles. Der Inhalt bleibt so lange gespeichert. Kommt diese Person nicht mehr an dieses Gerät, sag der Leitung Bescheid.
• Einträge lassen sich keiner Anmeldung zuordnen. Stammen sie aus deiner jetzigen Anmeldung auf diesem Gerät, steht im Kasten der Knopf Einträge ohne Urheber unter meinem Konto senden, bei einem einzelnen Eintrag Eintrag ohne Urheber unter meinem Konto senden. Nutz ihn nur, wenn du sie selbst dokumentiert hast, denn sie werden danach dir zugerechnet. Einträge aus einer früheren Anmeldung oder aus einer älteren Fassung der App bietet der Kasten nie zur Übernahme an; sie werden nicht unter deinem Konto gesendet. Sag dann der Leitung Bescheid: Die Leitung kann den Inhalt an diesem Gerät ansehen, prüft den Stand am Server und verwirft den Eintrag mit Grund und Protokoll.
• Beratungen ohne Urheber nimmt dieser Knopf nicht mit. Unter deinem Konto senden lassen sie sich nicht; der Kasten sagt dazu: Bitte die Leitung informieren. Sag der Leitung Bescheid.

5.4 Ein Tipp für den Alltag

Schließ die App nach einem Besuch im Funkloch nicht sofort. Warte kurz, bis oben wieder Online steht. Dann weißt du, dass alles übertragen ist.

Öffne Meine Tour morgens mit Netz und prüf, ob auf der Karte alle Einsätze offline bereit sind. Vor Feierabend tippst du mit Netz auf Jetzt synchronisieren. Dann liegt nichts mehr nur auf deinem Handy.

6. Standort teilen

Wenn dein Pflegedienst das Live-Tracking eingeschaltet hat, steht oben in der Kopfzeile ein kleines Fadenkreuz-Symbol. Es sagt dir den Zustand:

• Standort wird geteilt. Tippen zum Pausieren
• Standort pausiert. Tippen zum Aktivieren
• Standort-Berechtigung abgelehnt
• Standort-Fehler
• Standort wird gesucht...
• Standort aus

Ein Tipp auf das Symbol schaltet zwischen Teilen und Pausieren um.

Ist das Teilen aktiv und hat die App auch eine Position von dir, erscheint über der Liste ein Feld Nächster Einsatz mit dem Namen des Klienten, der Adresse und der voraussichtlichen Fahrtzeit in Minuten. Darunter steht, wann du ankommst. Solange die Ortung noch sucht, fehlt dieses Feld.

Hast du die Standort-Freigabe abgelehnt, erklärt dir ein gelber Kasten, dass du den Standort für diese Seite in den Einstellungen deines Browsers erlauben kannst. Wichtig ist der letzte Satz darin: Deine Tour funktioniert trotzdem normal. Das Teilen des Standortes ist kein Muss für deine Arbeit.

7. Der Leitung etwas mitteilen

Auf Meine Tour steht oben der Knopf Rückmeldung an PDL. PDL ist die Abkürzung für Pflegedienstleitung.

1. Tipp auf Rückmeldung an PDL.
2. Wähl unter Worum geht es? aus:
   • Allgemeine Rückmeldung
   • Problem beim Klienten
   • Eigene Situation (krank / brauche Hilfe)
   • Frage zur Tour
   • Info/Hinweis
3. Bei Problem beim Klienten wählst du zusätzlich unter Welcher Klient? (optional) die betroffene Person aus.
4. Schreib deinen Text in das Feld Nachricht. Der Text ist Pflicht: Solange das Feld leer ist, bleibt Senden ausgegraut.
5. Tipp auf Senden.

Danach erscheint Nachricht gesendet. Darunter steht, ob die Leitung sofort davon erfährt. Steht dort „Die Leitung wird informiert.“, hat die App der Leitung eine Mitteilung aufs Handy oder eine E-Mail geschickt. Steht dort in einem gelben Kasten „Deine Nachricht liegt im Posteingang der Leitung. Niemand wurde sofort benachrichtigt. Bist du krank oder brauchst sofort Hilfe, ruf bitte die Leitung an.“, ist die Nachricht gespeichert, aber niemand wurde sofort benachrichtigt; die Leitung sieht sie erst auf ihrer Übersicht. Schließ das Fenster mit Schließen.

Wählst du „Eigene Situation (krank / brauche Hilfe)“, erinnert dich die App schon vor dem Senden daran, zusätzlich die Leitung anzurufen. Eine Diagnose musst du nicht nennen.

Ohne Netz geht die Rückmeldung nicht los. Die App meldet dann „Rückmeldung nicht gesendet (kein Netz?)“, und dein Text bleibt stehen. Sie wird nicht später von selbst geschickt: Schick sie noch einmal, sobald du Netz hast, oder ruf an.

Alles, was einen Klienten oder deinen Einsatz betrifft, gehört hierher und nicht in Problem mit der App melden: Diese Meldungen gehen an das ITbuddy-Team, nicht an deine Leitung (Kapitel 18).

7.1 Wenn du krank bist

Krankmeldungen erfasst die Pflegedienstleitung, nicht du selbst. Ruf bitte direkt im Büro an. Erreichst du niemanden, schick eine Rückmeldung an die PDL mit „Eigene Situation (krank / brauche Hilfe)“ und lies danach den Satz unter Nachricht gesendet: Nur wenn dort „Die Leitung wird informiert.“ steht, hat die Leitung sofort eine Mitteilung bekommen. Eine Nachricht im Standort-Chat benachrichtigt die Leitung nicht. Die Leitung trägt die Krankmeldung ein und verteilt deine Tour neu.

8. Zeiterfassung

Unter Meine Zeitplanung im Reiter Zeiterfassung siehst du, was für dich erfasst wurde. Über der Seite steht: Deine erfassten Arbeitszeiten pro Woche. Den heutigen Tag kannst du selbst korrigieren.

Deine Zeiten entstehen von selbst, sobald du den Tag startest und beendest. Die Leiste mit Tag starten, Pause und Feierabend steht auf Meine Tour und oben auf dieser Seite; beide zeigen denselben Arbeitstag. Du musst hier nichts eintragen.

8.1 Die Woche lesen

Oben blätterst du mit den Pfeilen Vorherige Woche und Nächste Woche durch die Wochen. Dazwischen steht der angezeigte Zeitraum. Mit Aktuelle Woche springst du zurück in die laufende Woche.

Darunter stehen Kästen mit deinen Summen:

• Wochensumme mit der Arbeitszeit dieser Woche und der Pause darunter.
• Monatssumme mit dem Namen des Monats.
• Vertragliches Kontingent mit dem Monat, wenn für dich eine Sollzeit hinterlegt ist. Darunter steht Rest oder, wenn du darüber liegst, wie viele Stunden über Kontingent du bist.
• Arbeitszeitkonto mit deinem Saldo. Ein Plus bedeutet Mehrarbeit. Darunter steht Stand heute oder, wenn eine Obergrenze erreicht ist, gekappt (Deckel erreicht). Ist der Saldo gekappt, steht unter den Kästen, wo er ohne Kappung stünde.

Bucht deine Leitung auf deinem Arbeitszeitkonto, steht darunter die Karte Buchungen auf deinem Arbeitszeitkonto. Das können sein: eine Korrektur, eine Auszahlung von Überstunden mit dem Lohnmonat, ein Freizeitausgleich oder der Vortrag aus dem Vorjahr. Zu jeder Buchung stehen der Grund und der Stand deines Kontos davor und danach. Eine stornierte Buchung ist durchgestrichen und zählt nicht. Ändern kannst du hier nichts; stimmt etwas nicht, sprich deine Leitung an.

8.2 Die einzelnen Tage

Am Computer hat die Tabelle die Spalten Tag, Start, Pausen, Ende, Arbeitszeit und Status. Am Handy steht dasselbe untereinander als Karten, dort mit den vier Feldern Start, Pausen, Ende und Arbeit.

Als Status kann dort stehen:

Der heutige Tag ist mit Heute gekennzeichnet. Die einzelnen Ereignisse eines Tages klappst du auf: Tagesbeginn, Pause Start, Pause Ende, Angekommen, Abfahrt und Feierabend. Am Handy steht dafür der Text Details anzeigen, und Details ausblenden klappt sie wieder zu. Am Computer nutzt du stattdessen den kleinen Pfeil am rechten Rand der Zeile.

8.3 Den heutigen Tag selbst korrigieren

Nur der laufende Tag lässt sich selbst korrigieren. Bei allen anderen Tagen steht stattdessen Korrektur beantragen (Abschnitt 8.4). Unten auf der Seite steht der Satz: Selbst korrigieren kannst du nur den laufenden Arbeitstag. Für ältere Tage stellst du einen Korrekturantrag, deine Leitung gibt ihn frei.

1. Such die Zeile mit dem Kennzeichen Heute.
2. Tipp auf Zeiten korrigieren. Denselben Knopf gibt es auch direkt in der Zeitleiste auf Meine Tour.
3. Es öffnet sich das Fenster Zeiten korrigieren mit dem heutigen Datum.
4. Ändere die Uhrzeiten, die nicht stimmen. Du darfst Tagesbeginn, Pause Start, Pause Ende und Feierabend anpassen. Zeiten mit dem Vermerk fest und einem Schloss, also Angekommen und Abfahrt bei einem Klienten, sind gesperrt.
5. Hast du den Feierabend ganz vergessen, trägst du ihn unter Feierabend nachtragen ein. Daneben steht: Nur ausfüllen, wenn der Feierabend vergessen wurde.
6. Schreib unter Grund der Korrektur, warum du änderst. Der Grund ist Pflicht und braucht mindestens 5 Zeichen. Ein Beispiel steht im Feld: Feierabend vergessen zu drücken.
7. Tipp auf Korrektur speichern. Solange kein ausreichender Grund dasteht, ist der Knopf gesperrt.

Danach erscheint die Meldung: Zeiten korrigiert. Die Leitung wird informiert. Im Fenster steht dieser Grundsatz auch schon vorher: Die Korrektur gilt sofort, wird protokolliert und die Leitung wird informiert.

Das ist nichts Schlimmes. Es gehört dazu, dass eine Zeitkorrektur nachvollziehbar bleibt. Melde eine vergessene Zeit lieber, als sie stehen zu lassen.

Nicht korrigieren kannst du einen Tag, den die Leitung storniert hat.

Und wurde für heute noch gar nichts erfasst, gibt es den Knopf Zeiten korrigieren überhaupt nicht. Stattdessen steht in der Zeile Kein Eintrag, und die Seite bittet dich, den Tag auf Meine Tour zu starten. Dafür steht dort der Knopf Zu Meine Tour. Es gibt an einem Tag ohne Start also nichts zu korrigieren, sondern etwas zu starten.

8.4 Eine Korrektur für einen vergangenen Tag beantragen

Hast du an einem früheren Tag vergessen zu stempeln, etwa den Feierabend oder den ganzen Tag, musst du nicht anrufen. Stell einen Korrekturantrag:

1. Such den Tag in der Woche und tipp auf Korrektur beantragen. Liegt er in einer anderen Woche, blätterst du dorthin oder tippst unten auf Korrektur für einen anderen Tag und wählst den Tag. Wählst du im Fenster einen anderen Tag, lädt es die Zeiten, die für diesen Tag erfasst sind.
2. Im Fenster stehen schon die Zeiten, die erfasst sind. Ändere nur, was nicht stimmt: Beginn, Feierabend und Pause in Minuten. Liegt der Feierabend auf der Uhr vor dem Beginn, gilt der Folgetag, etwa bei einem Nachtdienst von 21:00 bis 06:00. Hattest du keine Pause, trag 0 ein; ein leeres Feld lässt die erfasste Pause stehen. Ist an dem Tag eine Pause noch offen gestempelt, auch an einem automatisch abgeschlossenen Tag, bleibt das Feld leer, und du musst eintragen, wie lange die Pause war (0, wenn du keine gemacht hast).
3. Schreib unter Was ist passiert? kurz den Grund, zum Beispiel: Handy-Akku leer, Feierabend nicht gestempelt. Weißt du noch, wann die Pause war, schreib die Uhrzeit dazu. Deine Leitung legt die Pause dann dorthin; die Uhrzeit zählt für Nacht- und Sonntagszuschläge.
4. Tipp auf Antrag stellen.

Deine Leitung bekommt einen Hinweis und gibt den Antrag frei oder lehnt ihn mit Begründung ab. Erst nach der Freigabe stehen die Zeiten in deinem Arbeitstag und im Arbeitszeitkonto. Unter der Woche steht die Karte Deine Korrekturanträge mit dem Stand: Wartet auf Freigabe, Freigegeben, Abgelehnt mit der Begründung deiner Leitung, oder Zurückgezogen. Einen offenen Antrag kannst du mit Zurückziehen zurücknehmen und danach einen neuen stellen. Am Tag steht dann Antrag offen.

Ein Antrag geht höchstens 62 Tage zurück und nicht für einen Tag, den deine Leitung storniert hat; sprich sie dann direkt an. Für heute und für deinen Dienst, der noch läuft, etwa den Nachtdienst von gestern kurz nach Mitternacht, nimmst du Zeiten korrigieren (Abschnitt 8.3).

Hat deine Leitung den automatischen Tagesabschluss eingeschaltet, schließt das Programm einen Tag ohne Feierabend nach einigen Tagen von selbst ab. Der Feierabend steht dann auf deinem letzten Stempel, der Tag trägt in der Woche das Abzeichen automatisch abgeschlossen, und du bekommst einen Hinweis. War deine Pause noch offen, endet sie dort ebenfalls. Hast du länger gearbeitet, stell für den Tag einen Korrekturantrag; war die Pause offen, trägst du darin ein, wie lange sie wirklich war.

9. Abwesenheiten

Unter Meine Zeitplanung im Reiter Abwesenheiten beantragst du Urlaub. Über der Seite steht: Beantrage Urlaub und verfolge, wie deine Anträge stehen. Deine Leitung entscheidet über jeden Antrag.

9.1 Urlaub beantragen

1. Tipp in der Karte Meine Anträge und Abwesenheiten auf Urlaub beantragen.
2. Wähl das Startdatum unter Von.
3. Wähl das Enddatum unter Bis. Es kann nicht vor dem Startdatum liegen.
4. Wähl unter Art aus: Urlaub, Fortbildung oder Sonstiges.
5. Schreib bei Bedarf etwas unter Grund (optional). Es ist Platz für eine kurze Notiz für die Leitung.
6. Tipp auf Antrag stellen.

Sobald bei einem Urlaub Von und Bis stehen, zeigt das Formular, wie viele Urlaubstage der Antrag kostet und wie viel Resturlaub danach bleibt. Liegt er über deinem Rest, erscheint eine Warnung. Du kannst den Antrag trotzdem stellen; deine Leitung entscheidet.

Krankmeldungen kannst du hier nicht selbst eintragen. Dafür rufst du im Büro an, siehe Kapitel 7.1.

9.2 Den Stand verfolgen

Dein Antrag erscheint in der Liste. Daneben steht sein Stand:

Hat die Leitung etwas dazu geschrieben, steht darunter Anmerkung der Leitung. Bei einer Krankmeldung steht die Anmerkung nur hier und nicht in der E-Mail. Nur ein genehmigter Antrag wirkt sich auf die Planung aus. Über die Entscheidung bekommst du außerdem eine E-Mail mit einem Link, der direkt hierher führt.

Einen Antrag, über den noch nicht entschieden ist, kannst du mit Zurückziehen selbst zurücknehmen. Die App fragt vorher nach.

Überschneidet sich dein Zeitraum mit einem bestehenden Eintrag, weist die App kurz darauf hin. Der Antrag ist trotzdem gestellt. Die Leitung entscheidet.

9.3 Wo deine Wunschdienste stehen

Wunschdienste gehören nicht zu den Anträgen, sondern zum Plan. Du trägst sie im Reiter Schichten ein (Kapitel 10). Auf der Seite Abwesenheiten führt dich dorthin die Karte Wunschdienste stehen jetzt bei den Schichten mit dem Knopf Zu den Schichten und Wunschdiensten.

9.4 Dein Urlaubskonto

Oben auf der Seite, über deinen Anträgen, steht die Karte Mein Urlaubskonto für das laufende Jahr. Mit den Pfeilen daneben blätterst du ins Vorjahr oder Folgejahr.

Urlaubstage zählen nur an deinen Arbeitstagen laut Wochenplan, nie an Feiertagen. Die Zahl steht fest, sobald deine Leitung den Urlaub genehmigt hat; sie steht dann auch in der Liste deiner Anträge.

Unter den Zahlen stehen Hinweise, die dich betreffen, zum Beispiel bis wann dein Übertrag aus dem Vorjahr zu nehmen ist. Wirst du im Urlaub krank, zählen diese Tage als Krankheit, nicht als Urlaub: Sobald deine Leitung die Krankmeldung einträgt, bekommt dein Urlaubskonto die Tage wieder gutgeschrieben. Das ärztliche Attest gibst du ihr danach; bis dahin erinnert dich ein Hinweis daran.

Tippst du auf Buchungen mit Jahr und Anzahl, siehst du, was deine Leitung in diesem Jahr gebucht hat, etwa den Jahresanspruch oder einen Übertrag. Stimmt etwas nicht, sprich deine Leitung an.

10. Schichten und Wunschdienste

Deine Schichten findest du unter Meine Zeitplanung im Reiter Schichten, ambulant wie stationär. Über der Seite steht: Dein veröffentlichter Plan als Woche oder als Monat. Tippe auf einen Tag: dort steht, was ansteht, und dort trägst du deinen Wunsch ein.

10.1 Den Plan lesen

Mit den Knöpfen Woche und Monat wählst du die Ansicht. Die Seite startet mit der Woche. Jeder Tag steht da, auch der freie. Steht für eine Woche noch kein Plan, sagt die Seite das ausdrücklich, statt dir einen freien Tag vorzutäuschen; in der Monatsansicht sind solche Tage gestrichelt. Mit Woche öffnen springst du aus dem Monat in die Woche.

Sind deine Dienste veröffentlicht, holst du sie mit In den Kalender übernehmen als Kalenderdatei auf dein Handy. Die Datei ist eine Momentaufnahme: Ändert sich dein Plan, lädst du sie neu.

Am veröffentlichten Plan selbst änderst du hier nichts. Passt ein Dienst nicht, sprich mit deiner Leitung.

Hast du Rufbereitschaft, steht sie in der Woche an jedem Tag, den sie berührt, zum Beispiel „Rufbereitschaft 18:00 bis 24:00“ am Freitag und „Rufbereitschaft ganztägig“ am Samstag. Rufbereitschaft heißt: Du bist erreichbar und kommst bei Bedarf. Sie zählt nicht in deine geplanten Stunden. Nur ein Einsatz ist Arbeitszeit und steht in deinem Arbeitszeitkonto. So erfasst du ihn:

• Zeigt Meine Tour noch Tag starten, startest du dort den Tag und stempelst den Einsatz. Danach machst du Feierabend.
• Musst du am selben Tag danach noch zum Dienst, tippe nach dem Einsatz auf Pause statt auf Feierabend und zum Dienstbeginn auf Pause beenden. So zählt die Zeit dazwischen nicht als Arbeit.
• Ist dein Tag schon beendet, kannst du den Einsatz nicht mehr selbst stempeln. Gib Beginn und Ende des Einsatzes deiner Leitung durch; sie trägt ihn nach. Tippe dafür nicht auf Feierabend zurücknehmen: Dann zählt die ganze Zeit seit deinem Feierabend als Arbeit.

10.2 Einen Tag öffnen und einen Wunsch eintragen

Tipp im Plan auf einen Tag. Es öffnet sich ein Blatt mit dem Datum.

• Unter Dein Plan steht, was an diesem Tag für dich ansteht, mit Zeiten und einer Notiz der Leitung, wenn es eine gibt.
• Unter Dein Wunsch für diesen Tag wählst du Wunsch, Nicht verfügbar oder Neutral. Die App speichert deine Wahl sofort, einen Speichern-Knopf gibt es dafür nicht. Neutral nimmt deine Angabe wieder weg.
• Kennt dein Standort Schichtarten, wählst du unter Für welche Schicht gilt das? die Schicht. Ganzer Tag heißt: Die Angabe gilt für jede Schicht dieses Tages.
• Mit Notiz an die Leitung erklärst du in einem Satz, warum du den Tag brauchst, zum Beispiel ab 14 Uhr Kind abholen. Steht dort schon eine, heißt der Knopf Notiz ändern. Lässt du das Feld leer, entfernst du die Notiz.

Die Notiz sieht nur deine Leitung, nicht deine Kolleginnen und Kollegen. Für einen vergangenen Tag kannst du keinen Wunsch mehr eintragen.

10.3 Deine Wünsche in diesem Monat

Unter dem Plan steht die Karte Deine Wünsche in diesem Monat. Sie zeigt alle Tage, für die du etwas angegeben hast, und daneben, was aus deinem Wunsch geworden ist, zum Beispiel Berücksichtigt. Geändert wird ein Wunsch oben im Plan: Tipp auf den Tag.

Denk daran: Wunschdienste sind Wünsche, keine Zusage. Die Leitung plant damit, kann aber nicht jeden Wunsch erfüllen.

Bist du an einem Schichttag als abwesend gemeldet, steht das am Tag dabei. Halte dann bitte Rücksprache mit deiner Leitung.

10.4 Einen Dienst tauschen

Kannst du einen Dienst nicht machen, bietest du ihn unter Meine Zeitplanung im Reiter Schichten in der Karte Diensttausch an:

1. Tipp auf Dienst abgeben oder tauschen.
2. Wähl unter Dein Dienst den Dienst. Angeboten werden deine Dienste aus veröffentlichten Plänen der nächsten acht Wochen, die noch nicht begonnen haben.
3. Wähl unter An wen? eine Kollegin oder An alle im Team.
4. Schreib bei Bedarf einen Grund, etwa „privater Termin“. Er ist freiwillig; bitte schreib keine Angaben zu deiner Gesundheit hinein. Bietest du den Dienst einer bestimmten Kollegin an, sehen ihn deine Leitung und diese Kollegin, bei einem Angebot an das ganze Team nur deine Leitung, auch nachdem eine Kollegin zugesagt hat.
5. Tipp auf Anbieten.

Die Kollegin bekommt einen Hinweis. Unter Deine Tauschwünsche siehst du den Stand. Solange deine Leitung nicht entschieden hat, kannst du mit Zurückziehen dein Angebot zurücknehmen, auch nach einer Zusage.

Bietet dir jemand einen Dienst an, steht er unter Angebote für dich:

1. Tipp auf Übernehmen.
2. Willst du im Gegenzug einen eigenen Dienst abgeben, wähl ihn unter Im Gegenzug abgeben. Sonst bleibt Nichts, ich übernehme nur stehen.
3. Tipp auf Zusagen.

Beim Zusagen wird geprüft, ob du an dem Tag kannst. Bist du abwesend, hast du zu der Zeit schon einen Dienst oder eine Tour oder bist du in diesem Dienst schon eingeteilt, geht die Zusage nicht, und das Fenster sagt dir warum. Hinweise, etwa zu wenig Ruhezeit zwischen zwei Diensten oder ein Wochentag, an dem du laut Wochenplan nicht arbeitest, siehst du nach der Zusage. Ein Angebot, das ausdrücklich an dich geht, kannst du mit Ablehnen ablehnen.

Erst wenn deine Leitung den Tausch freigibt, ändert sich dein Plan. Ihr bekommt beide einen Hinweis. Lehnt sie ab, steht ihre Begründung unter Deine Tauschwünsche. Hat der Dienst schon begonnen, bevor jemand entschieden hat, ist er inzwischen anders besetzt oder steht der vereinbarte Gegendienst nicht mehr im Plan, beendet das Programm den Tausch selbst: er steht dann als Hinfällig, automatisch beendet mit dem Grund da. Ihr bekommt beide einen Hinweis, und es gilt dein bisheriger Plan.

11. Anfragen von Angehörigen

Über den Menüpunkt Anfragen von Angehörigen siehst du unter Absagen die Bitten von Angehörigen, einen Termin abzusagen. Sie kommen aus dem Portal des Klienten oder aus einem Angehörigen-Konto. Genehmigst du eine Absage, storniert die App den Termin automatisch. Die Angehörigen bekommen eine E-Mail ohne Inhalt, sofern ihr Zugang aktiv und nicht abgelaufen ist und eine Adresse hinterlegt ist, und lesen die Antwort im Portal. Die Meldung nach dem Genehmigen sagt dir, ob die Mail verschickt ist.

Du siehst dort nur Absagen zu deinen eigenen Terminen, nicht die deiner Kolleginnen und Kollegen. Wünsche, einen Termin zu verschieben oder zusätzlich einzuplanen, bearbeitet die Leitung; sie stehen bei dir nicht.

Oben wählst du mit den Knöpfen Offen, Alle, Genehmigt/zugesagt und Abgelehnt aus, was du sehen möchtest.

1. Lies die Absage und den angegebenen Grund.
2. Schreib bei Bedarf eine Anmerkung (optional, die Angehörigen lesen sie im Portal).
3. Tipp auf Genehmigen (Termin stornieren) oder auf Ablehnen.

Sind alle bearbeitet, steht dort: Keine offenen Absagen. Mit Bereits entschiedene anzeigen siehst du die älteren Fälle.

Hinweis: Ob du solche Anfragen selbst entscheidest oder immer an die Leitung weitergibst, legt dein Pflegedienst fest. Frag im Zweifel nach, bevor du einen Termin stornierst, denn eine Genehmigung storniert den Einsatz sofort.

12. Meine Schulungen

Unter Meine Schulungen stehen deine Fortbildungen und Nachweise auf einen Blick, mit Hinweis, wenn ein Nachweis abläuft. Über der Liste steht auch der wichtigste Satz dazu: Neue Schulungen trägt Ihre Leitung ein.

Die Karte auf der Seite heißt Meine Nachweise. Es ist eine reine Leseansicht. Du kannst hier nichts eintragen und auch nichts kaputt machen.

Ist für dich etwas fällig, steht darüber die Karte Offen. Dort stehen Pflichtschulungen, für die noch kein Nachweis da ist, deren Nachweis abgelaufen ist oder in den nächsten 60 Tagen abläuft, dazu freiwillige Schulungen, die du online machen kannst. Gibt es die Schulung online, tippst du auf Jetzt online machen und landest direkt im Fragebogen. Sonst steht dort, dass sie nur vor Ort geht und du deine Leitung nach einem Termin fragen sollst.

12.1 Was in der Liste steht

Zu jeder Schulung siehst du den Namen, die Kategorie, das Ausstellungsdatum und die Gültigkeit. Als Kategorien gibt es Erste Hilfe, Hygiene, Datenschutz, Arbeitssicherheit, Fachfortbildung, Pflicht (SGB / MPG) und Sonstiges.

Rechts steht der Zustand des Nachweises:

Ist ein Nachweis abgelaufen, steht darunter, seit wie vielen Tagen das so ist, und die Bitte, die Leitung auf eine Auffrischung anzusprechen. Tu das bitte zeitnah. Bei Pflichtschulungen hängt daran auch die Prüfung durch den Medizinischen Dienst.

Ist noch nichts hinterlegt, steht dort: Für Sie sind noch keine Schulungen hinterlegt. Sobald deine Leitung eine absolvierte Schulung einträgt, erscheint sie hier.

12.2 Eine Schulung online absolvieren

Manche Schulungen kannst du am Bildschirm mit einem kurzen Fragebogen absolvieren. Du startest sie unter Meine Schulungen in der Karte Offen mit Jetzt online machen.

So läuft es ab:

1. Oben steht gegebenenfalls ein Lernvideo und die Karte Lernmaterial. Sieh dir beides in Ruhe an.
2. Darunter steht, wie viele Fragen es sind und wie viel Prozent du zum Bestehen richtig haben musst.
3. Tipp auf Quiz starten.
4. Beantworte die Fragen. Steht bei einer Frage mehrere möglich, darfst du mehr als eine Antwort ankreuzen.
5. Tipp auf Quiz abgeben. Mit Abbrechen brichst du den Versuch ab.

Danach siehst du dein Ergebnis in Prozent und die Anzahl der richtigen Antworten. Es steht entweder Bestanden da oder der Satz, dass du leider nicht bestanden hast und es jederzeit erneut versuchen kannst.

Hast du bestanden, schreibt die App die Schulung deinem Profil gut, und sie erscheint danach unter Meine Schulungen. Ein Zertifikat zum Ausdrucken erzeugt die Leitung, nicht der Fragebogen selbst.

Unter Detail-Auswertung siehst du bei jeder falschen Frage, was Richtig: gewesen wäre und was Ihre Antwort: war. Mit Erneut versuchen startest du einen neuen Versuch, mit Zurück zum Katalog verlässt du die Seite.

Hast du beim ersten Mal nicht bestanden, ist das kein Problem. Du darfst es erneut versuchen.

13. Chat

Unter Chat erreichst du dein Team und die Leitung. Über der Seite steht: Interne Kommunikation zwischen Mitarbeitern und PDL.

Wie viele Nachrichten du noch nicht gelesen hast, steht schon im Menü neben Chat und am Handy auch am Menü-Knopf (Abschnitt 2.1).

13.1 Einen Kanal wählen

Links steht die Liste der Kanäle, gruppiert nach Standorte, Touren, Rundruf, Gruppen und Direkt. Beim Öffnen der Seite ist der erste Kanal schon ausgewählt.

1. Tipp auf den Namen des Kanals, in dem du schreiben möchtest.
2. Eine Zahl neben dem Namen zeigt, wie viele Nachrichten du dort noch nicht gelesen hast.

13.2 Eine Nachricht schreiben

1. Tipp unten in das Feld mit dem grauen Text Nachricht schreiben....
2. Schreib deine Nachricht.
3. Drück die Eingabetaste oder tipp rechts auf das Senden-Symbol, das wie ein Papierflieger aussieht.

Möchtest du innerhalb einer Nachricht eine neue Zeile beginnen, hältst du die Umschalttaste gedrückt und drückst dann die Eingabetaste.

Dateien und Bilder kannst du im Chat nicht anhängen. Ein Foto zu einem Besuch gehört ohnehin an die Karte des Besuchs, siehe Kapitel 4.7.

13.3 Mit einer Person allein schreiben

1. Tipp oben auf Neue Nachricht.
2. Gib einen Teil des Namens in das Feld Name suchen ein.
3. Tipp auf die Person. Das Gespräch öffnet sich, und du schreibst wie in Kapitel 13.2.

Am Computer steht rechts außerdem die Liste der Teilnehmer. Auch dort startet ein Tipp auf einen Namen einen Chat nur mit dieser Person. Bei deinem eigenen Namen steht (Sie).

Schreibt dir jemand direkt, bekommst du eine Mitteilung aufs Handy, sofern du Mitteilungen eingeschaltet hast. Sie nennt nur, wer geschrieben hat. Die Nachricht selbst liest du im Chat; ein Tipp auf die Mitteilung öffnet genau dieses Gespräch.

13.4 Was du im Chat beachten solltest

Die App protokolliert alle Nachrichten. Schreib sachlich und behandle Angaben zu Klienten so vertraulich wie überall sonst. Für eine Krankmeldung ist der Chat nicht der richtige Weg: Eine Nachricht im Standort-Chat löst bei der Leitung keine Mitteilung aus. Ruf im Büro an oder nutze die Rückmeldung (Kapitel 7.1).

14. Viki, deine Assistentin

Unten rechts auf jeder Seite sitzt ein runder Knopf mit einer Sprechblase. Das ist Viki. Beim Scrollen wird der Knopf kleiner, damit er nicht im Weg ist.

Du brauchst Viki nicht. Die ganze App lässt sich ohne KI bedienen. Willst du Viki ausblenden oder ganz abschalten, nimm auf der Seite Hilfe den Haken bei KI-Assistentin Viki anzeigen heraus. Das gilt nur für dein Konto in diesem Browser. Mit dem Haken holst du Viki jederzeit zurück.

Im Kopf des Fensters steht für dich Hilfe zur Bedienung. Viki begrüßt dich mit dem Hinweis, dass sie dir bei der Bedienung hilft, zum Beispiel bei deiner Tour, der Dokumentation oder der Frage, wie du dich krankmeldest.

14.1 Eine Frage stellen

1. Tipp auf den Viki-Knopf.
2. Schreib deine Frage in das Feld. Der graue Beispieltext lautet: z.B. Wo sehe ich meine Tour? (Shift+Enter = neue Zeile). Eine neue Zeile beginnst du mit Shift und Eingabetaste.
3. Sende die Frage mit dem Knopf mit dem Papierflieger oder mit der Eingabetaste.

Über dem Feld liegen drei Schnellknöpfe: Meine Tour, Krankmeldung und Doku. Ein Tipp darauf schickt sofort eine fertige Frage an Viki.

Solange Viki an einer Antwort arbeitet, steht im Fenster Viki antwortet … und das Eingabefeld, der Knopf mit dem Papierflieger, die Schnellknöpfe und Diktieren sind gesperrt. So geht keine Frage doppelt hinaus. Einen Knopf zum Abbrechen gibt es nicht; warte die Antwort ab. Eine Nachricht darf höchstens 8.000 Zeichen lang sein.

Beim ersten Öffnen erscheint eine kurze Einweisung mit dem Titel Viki, deine Hilfe zur Bedienung. Du schließt sie mit Verstanden.

14.2 Wobei Viki dir helfen kann

Viki erklärt dir den Weg durch die App und beantwortet fachliche Fragen rund um die Pflege und die gesetzlichen Grundlagen. Typische Fragen sind:

• Wo finde ich meine heutige Tour?
• Wie dokumentiere ich einen Besuch und schließe ihn ab?
• Wo sehe ich meine Arbeitszeiten und wie korrigiere ich den heutigen Tag?
• Wie beantrage ich Urlaub?
• Wie melde ich der Leitung, dass ich einen Klienten nicht angetroffen habe?
• Wo stehen meine Schichten?

14.3 Wo die Grenzen liegen

Das ist wichtig, damit du nicht auf etwas wartest, das nicht kommen kann:

• Viki kann für dich nichts ändern. Sie gibt Auskunft und erklärt, mehr nicht. Änderungen an Touren, Klienten oder Stammdaten macht die Leitung.
• Viki sieht keine fremden Klientendaten, keine Daten von Kolleginnen und Kollegen und keine Auswertungen. Von deinen Daten kennt sie nur deine eigene Tour von heute.
• Eine Krankmeldung kann Viki nicht eintragen. Sie verweist dich darauf, im Büro anzurufen, in den Chat zu schreiben oder auf Meine Tour die Rückmeldung an PDL mit der Kategorie Eigene Situation (krank / brauche Hilfe) zu nutzen. Verlass dich nie darauf, dass du abgemeldet bist, bevor die Leitung Bescheid weiß.
• Eine Liste aller Klienten bekommst du aus Datenschutzgründen nicht.
• Einen Datei-Anhang gibt es in deinem Viki-Fenster nicht.

Wenn Viki nach dem Namen fragt

Nennst du einen Klienten, gleicht Viki den Namen mit den Klienten deiner heutigen Tour ab, bevor deine Frage an die KI geht. Ist das nicht eindeutig, fragt sie nach und nennt keine Daten:

• Passen mehrere Klienten, zählt sie sie mit Kennung auf und fragt: Welchen Klienten meinst du? Bitte antworte mit der Kennung (z. B. K-0043).
• Findet sie den Namen nicht, sagt sie das und schlägt ähnlich geschriebene Namen vor, wenn es welche gibt.
• Schreibst du einen Namen anders, als er gespeichert ist, etwa mit ue statt ü, mit ss statt ß, mit Bindestrich statt Leerzeichen, in umgekehrter Reihenfolge oder mit Mittelname, und passt er so auch zu einer anderen Person, fragt sie ebenfalls nach der Kennung.

Schreibst du den Namen deiner Klientin genau so, wie er gespeichert ist, auch mit Genitiv-s wie in „Erika Musters Blutdruck“, hat sie Vorrang vor einer Kollegin, die genau Erika Musters heißt. Heißt eine andere Person fast gleich, etwa mit ue statt ü, fragt Viki auch dann nach der Kennung.

Antworte auf die Rückfrage mit der Kennung. Den vollständigen Namen nimmt Viki nur bei einem Namen an, den sie dir vorgeschlagen hat. Die Rückfrage spricht von der Klientenliste, die hast du nicht. Die Kennung, etwa K-0043, findest du in Meine Tour auf der Karte des Besuchs als erste Angabe vor Geburtsjahr und Adresse.

Und wie bei jeder Assistentin gilt: Viki kann sich irren. Prüf Auskünfte, die für einen Klienten wichtig sind, immer noch einmal in der Akte oder bei deiner Leitung nach.

14.4 Einen Bericht diktieren

Ist die Spracherkennung für deinen Pflegedienst eingerichtet, steht im Viki-Fenster der Knopf Bericht diktieren.

1. Tipp auf Bericht diktieren.
2. Die App fragt zuerst Für wen dokumentierst du? und zeigt die Klienten deiner heutigen Tour. Wähl den Klienten aus; mit Abbrechen brichst du ab.
3. Sprich deinen Bericht.
4. Tipp auf Aufnahme beenden. Kurz erscheint Sprache wird umgewandelt ….
5. Prüf den Entwurf und tipp auf Prüfen und freigeben.

Diktieren geht nur mit einem gewählten Klienten, für den eine gültige Einwilligung vorliegt. Ohne Klient, also über Ohne Klient, nur Text oder über den Knopf Diktieren neben dem Eingabefeld, läuft die Aufnahme zwar, nach Aufnahme beenden steht aber: Diktat nur mit gewähltem Klienten und erteilter Einwilligung. Bitte zuerst einen Klienten wählen. Tipp dann auf Verwerfen und starte Bericht diktieren mit dem Klienten neu, oder tipp deinen Text.

Nennst du im Diktat eine Person, für die keine gültige Einwilligung vorliegt, gliedert Viki den Text nicht. Es erscheint: Im Diktat steht der Name einer Person, für die keine gültige Einwilligung vorliegt. Das Diktat geht deshalb nicht an die KI. Bitte den Namen weglassen. Dein Text bleibt darunter als Diktat im Wortlaut stehen. Leg ihn so nicht ab, sondern sprich den Bericht mit Neu diktieren ohne den Namen noch einmal.

Daneben stehen immer Neu diktieren für einen neuen Anlauf und Verwerfen, wenn du den Entwurf wegwerfen möchtest.

Hast du für einen Klienten diktiert und ist dir etwas aufgefallen, setzt du vor dem Freigeben den Haken Abweichung oder Auffälligkeit: Pflegedienstleitung informieren. Die Leitung bekommt dann eine Nachricht. Nach dem Ablegen sagt dir Viki, ob die Leitung informiert ist. Jedes neue Diktat beginnt ohne Haken.

Auch hier darfst du bis zu 15 Minuten sprechen. Klappt die Umwandlung eines Teils nicht, helfen dieselben Wege wie in Abschnitt 4.6. Ist ein Diktat länger als etwa 5.000 Zeichen, gliedert Viki es nicht; der Entwurf bleibt dann leer und sagt das, abgelegt wird dein voller Wortlaut.

Die App legt den Bericht als Eintrag Pflegebericht (diktiert) in der Akte des Klienten ab, mit deinem Namen und dem Zeitpunkt. Du bekommst danach die Bestätigung, in wessen Akte er liegt.

Zwei Punkte musst du wissen: Ablegen kannst du nur bei einem Klienten, für den du zuständig bist, also bei einem Klienten aus deiner heutigen Tour, aus deiner Schicht, von deinem Standort oder wo du als Bezugskraft hinterlegt bist. Das Schichtfenster reicht dabei großzügig über den Tag hinaus, damit du eine Nachtschicht auch am Morgen danach noch nachdokumentieren kannst. Und ohne Netz legt die App den Bericht nicht ab. Sie sagt dir dann, dass du den Wortlaut übernehmen sollst. Sichere den Text also, bevor du das Fenster schließt.

15. Mein Profil

Unter Mein Profil pflegst du deine eigenen Angaben.

15.1 Profilbild

Unter Profilbild legst du das Bild ab, das in Listen neben deinem Namen erscheint.

1. Tipp auf Hochladen oder, wenn schon ein Bild da ist, auf Ändern.
2. Wähl ein Foto aus. Es muss eine Bilddatei sein.
3. Die App verkleinert das Bild auf deinem Gerät und zeigt es sofort an.

Mit Entfernen nimmst du das Bild wieder weg.

15.2 Stammdaten

Unter Stammdaten stehen deine Benutzer-Nr., dein Name, deine E-Mail, deine Rolle und der Eintrag Verknüpfter Mitarbeiter.

Deine E-Mail-Adresse kannst du selbst ändern:

1. Tipp neben der E-Mail auf Ändern.
2. Trag die neue Adresse ein.
3. Tipp auf Bestätigungslink senden.
4. Öffne die E-Mail im Postfach der neuen Adresse und klick den Link an.

Erst dann ist der Wechsel wirksam. Bis dahin meldest du dich weiter mit deiner bisherigen Adresse an. Solange die Bestätigung aussteht, steht das auf der Seite, und du kannst den Wechsel mit Abbrechen stoppen.

Steht bei Verknüpfter Mitarbeiter der Hinweis, dass keiner hinterlegt ist, wende dich an deine Leitung. Ohne diese Verknüpfung siehst du weder deine Tour noch deine Zeiten. Mehr dazu in Kapitel 19.3.

15.3 Meine Aktionen einsehen

Unter Meine Aktionen (Protokoll) kannst du nachlesen, welche Aktionen mit deinem Konto verknüpft sind, zum Beispiel Anmeldungen und Änderungen an Stammdaten. Ein Tipp auf Anzeigen holt bis zu 200 Einträge. Das ist deine eigene Datenauskunft, und du darfst sie jederzeit einsehen.

15.4 Benachrichtigungen

Unter Benachrichtigungen legst du fest, wie die App dich erreicht, wenn sich an deiner Tour etwas ändert, etwa wenn ein Klient dazugekommen ist.

• Push-Benachrichtigungen sind Meldungen direkt auf diesem Gerät. Tipp auf Aktivieren und erlaube die Nachfrage deines Browsers. Mit Deaktivieren schaltest du sie wieder ab. Wenn dein Browser das nicht kann oder du die Berechtigung abgelehnt hast, sagt dir die Seite das. Auch die Erinnerung an den Feierabend kommt nur als Push-Benachrichtigung (Kapitel 3.3).
• E-Mail-Benachrichtigungen gehen an deine hinterlegte Adresse. Der Schalter wirkt heute nur bei veröffentlichten Touren: Ist er an, bekommst du eine E-Mail, sobald eine Tour für dich veröffentlicht wird. Mit dem Schalter stellst du zwischen An und Aus um.

15.5 Live-Standort

Ganz unten steht Live-Standort während der Tour teilen. Ist er ausgeschaltet, erklärt der Text, worum es geht: Er hilft der Pflegedienstleitung, in Echtzeit zu sehen, wo du bist, die Ankunftszeit beim Klienten zu berechnen und im Notfall schnell zu reagieren. Es ist freiwillig, und du kannst es jederzeit abschalten. Ist er an, steht dort, seit wann, und dass die Position alle 2 Minuten übermittelt wird.

16. Einstellungen: Passwort und zusätzlicher Schutz

Unter Einstellungen findest du alles rund um deine Anmeldung, verteilt auf mehrere Karten untereinander: Profil zeigt Name, E-Mail und Rolle, Passwort ändern und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) sind jeweils eigene Karten.

16.1 Passwort ändern

1. Geh zur Karte Passwort ändern.
2. Trag unter Aktuelles Passwort dein bisheriges Passwort ein.
3. Trag unter Neues Passwort das neue ein. Es braucht mindestens 8 Zeichen.
4. Wiederhol es unter Neues Passwort bestätigen.
5. Tipp auf Passwort ändern.

Es erscheint Passwort geändert.

Meldest du dich auch über die gemeinsame Anmeldeseite deines Pflegedienstes an, gibt die App das neue Passwort dorthin weiter. Klappt das nicht, erscheint statt Passwort geändert ein gelber Kasten: Das neue Passwort gilt in dieser App. Das Anmeldeportal hat noch das alte Passwort; bitte dort ebenfalls ändern oder der Leitung bzw. dem Support Bescheid geben. Darunter öffnet Passwort und Anmeldung verwalten deine persönlichen Anmelde-Einstellungen in einem neuen Tab.

Hinweis: Hat deine Leitung dir ein Erstkennwort eingerichtet, funktioniert dieser Weg auch dann, wenn deine Anmeldung über die gemeinsame Anmeldeseite deines Pflegedienstes läuft. Das neue Passwort gilt danach für beide Wege.

Meldest du dich nur über die Anmeldeseite an, zeigt die Karte Passwort ändern kein Formular, sondern den Satz: Das Passwort dieses Kontos wird im Anmeldeportal verwaltet, nicht hier. Dort lässt es sich auch zurücksetzen, wenn es vergessen ist. Der Link Passwort und Anmeldung verwalten führt dorthin.

16.2 Zwei-Faktor-Anmeldung

Die Karte Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) schützt dein Konto zusätzlich. Nach dem Passwort gibst du dann noch einen sechsstelligen Code aus einer App auf deinem Handy ein.

Wie die Karte aussieht, hängt davon ab, wie du dich anmeldest:

• Meldest du dich nur über die gemeinsame Anmeldeseite an, steht dort kein 2FA einrichten, sondern: Die zweite Anmeldestufe (Code oder Passkey) wird im Anmeldeportal eingerichtet. Ein hier eingerichteter Code würde bei der Anmeldung dieses Kontos nicht geprüft. Dazu der Link Passwort und Anmeldung verwalten.
• Meldest du dich mit E-Mail und Passwort in der App an und gibt es daneben die Anmeldeseite, steht oben: Der Code gilt nur bei der Anmeldung mit E-Mail und Passwort in dieser App, nicht bei der Anmeldung über das Anmeldeportal. Dort wird die zweite Stufe getrennt eingerichtet. Dazu derselbe Link.
• Kann die App gerade nicht lesen, wie du dich anmeldest, sagt die Karte das und zeigt kein Aktiv.

1. Tipp auf 2FA einrichten.
2. Scanne den angezeigten QR-Code mit einer Authenticator-App auf deinem Handy.
3. Trag unter Code aus der App eingeben den sechsstelligen Code ein.
4. Tipp auf Aktivieren.

Danach steht dort Aktiv und der Hinweis, dass 2FA eingerichtet ist. Aktiv heißt: Die App fragt den Code bei der Anmeldung mit E-Mail und Passwort ab.

Zum Abschalten gibst du einen aktuellen Code ein und tippst auf 2FA deaktivieren. Die App fragt noch einmal nach und weist darauf hin, dass dein Konto danach nur noch durch das Passwort geschützt ist.

Wenn du das Handy wechselst, richte die Zwei-Faktor-Anmeldung vorher auf dem neuen Gerät ein oder schalte sie ab. Sonst kommst du nicht mehr an die Codes und brauchst Hilfe von deiner Leitung.

17. Hilfe, Handbuch und Was ist neu

Der Menüpunkt Hilfe führt zur Seite Hilfe & Handbücher mit dem Untertitel: Anleitung für den Alltag.

Ganz oben steht die Karte Persönliche Hilfe. Bei Fragen zu deinen Einsätzen hilft dir deine Pflegedienstleitung. Klemmt die App selbst, erreichst du dort das ITbuddy-Team: per E-Mail, mit Rückruf anfordern oder über Problem mit der App melden. Für einen Rückruf gibst du eine Telefonnummer für den Rückruf an, auf Wunsch auch, wann du gut erreichbar bist und worum es geht, und tippst noch einmal auf Rückruf anfordern. Der Wunsch kommt als Meldung beim Team an; den Stand siehst du unter Meine Meldungen (Kapitel 18). Schreib dort keine Gesundheitsdaten von Klienten hinein.

Darunter steht das Suchfeld Hilfe durchsuchen. Tipp ein Wort ein, zum Beispiel Urlaub oder Unterschrift, und du siehst alle passenden Abschnitte aus diesem Handbuch und aus Was ist neu, mit der Zahl der Treffer darüber. Groß- und Kleinschreibung ist egal, Umlaute darfst du auch als ae, oe oder ue schreiben. Mit Ganzen Abschnitt lesen klappst du einen Treffer auf, mit Im Handbuch zeigen springst du an seine Stelle. Findet die Suche nichts, versuch ein kürzeres oder anderes Wort.

Darunter steht der Schalter KI-Assistentin Viki anzeigen (Kapitel 14).

Es gibt dort zwei Bereiche, zwischen denen du oben umschaltest. Die Seite öffnet auf diesem Handbuch:

• Was ist neu zeigt die neuesten Funktionen und Verbesserungen in einfacher Sprache. Jeder Punkt trägt ein farbiges Feld: Neu, Verbessert, Behoben, Sicherheit oder Geändert.
• Mitarbeiter zeigt genau dieses Handbuch.

Im Handbuch-Bereich stehen oben rechts drei Knöpfe:

• PDF öffnet das Handbuch als PDF-Datei zum Speichern.
• Markdown lädt die reine Textfassung herunter.
• Drucken schickt es an den Drucker.

PDF und Markdown beziehen sich immer auf das Handbuch. Auf dem Bereich Was ist neu gibt es kein Handbuch, deshalb stehen dort nur Drucken und die Neuerungen selbst.

Wenn du gerne auf Papier liest: Druck dir das PDF einmal aus und leg es ins Auto. Unter dem Umschalter steht der Revisionsstand, also für welche Programmversion diese Anleitung geschrieben wurde.

Die Seite Was ist neu? erreichst du auch direkt. Sie zeigt die letzten Versionen mit Datum und einer kurzen Beschreibung. Schau dort ab und zu hinein, dann weißt du, warum sich etwas geändert hat.

18. Problem mit der App melden

Kapitel 7 beschreibt, wie du deiner eigenen Leitung etwas mitteilst. Wenn dagegen die App selbst klemmt, gehst du einen anderen Weg. Diese Meldungen landen beim ITbuddy-Team, nicht bei deiner Leitung. Schreib deshalb nichts über Klienten hinein, vor allem keine Gesundheitsdaten.

Du erreichst die Seite Problem mit der App melden über den gleichnamigen Menüpunkt ganz unten im Menü, über die Pille Problem melden (am Computer oben in der Kopfzeile, am Handy oben in der Leiste) oder auf der Seite Hilfe in der Karte Persönliche Hilfe. Über der Seite steht, dass sich das ITbuddy-Team bei dir meldet.

So meldest du etwas:

1. Wähl in der Karte Neue Meldung unter Worum geht es? aus: Fehler melden, Verbesserungswunsch, Frage oder Sonstiges.
2. Trag unter Wo in der Anwendung? (optional) ein, an welcher Stelle es passiert ist.
3. Schreib unter Titel kurz, worum es geht.
4. Beschreib unter Beschreibung, was du gemacht hast, was passiert ist und was du erwartet hast. Genau danach fragt auch der graue Text im Feld.
5. Häng unter Bildschirmfoto anhängen (optional) gern ein Bild an.
6. Tipp auf Meldung absenden.

Du bekommst eine Nummer für deine Meldung. Unter Meine Meldungen verfolgst du den Stand:

Gibt es eine Antwort, steht sie unter Antwort vom ITbuddy-Team.

Melde ruhig auch Kleinigkeiten. Ein missverständlicher Text oder ein Knopf, den man am Handy schlecht trifft, gehört genauso hierher.

19. Wenn etwas nicht klappt

Hier stehen die Stolperstellen, die im Alltag am häufigsten vorkommen. Bei allem anderen gilt: Frag deine Leitung. Es ist nie verkehrt, lieber einmal zu viel zu fragen.

19.1 Ich sehe gar keine Tour

Steht auf Meine Tour der Satz, dass für heute keine Tour für dich eingeteilt ist, gibt es zwei mögliche Gründe, und die App nennt beide:

• Für heute ist wirklich nichts geplant.
• Die Leitung hat den Tagesplan noch nicht veröffentlicht. Das kommt morgens früh häufiger vor.

Tipp zuerst auf Erneut prüfen. Ändert sich nichts, nutz Nachricht an die Leitung. Fahr nicht einfach los und dokumentiere nicht still auf Papier, ohne es zu melden.

19.2 Es fehlen Besuche in meiner Liste

Steht oben der gelbe Kasten Mehrere Tourenpläne für heute, siehst du möglicherweise nur einen Teil deiner Besuche. Kläre das vor der Abfahrt über Frage zur Tour an die Leitung.

19.3 Mein Konto ist nicht mit einem Mitarbeiter verknüpft

Steht auf Meine Tour die Meldung, dass dein Konto noch keinem Mitarbeiter-Profil zugeordnet ist, oder findest du in der Zeiterfassung den Hinweis, dass für dein Konto kein Mitarbeiter-Profil hinterlegt ist, dann fehlt nur eine Verbindung im Hintergrund. Es ist nichts verloren.

Das kannst du nicht selbst reparieren. Sag deiner Leitung kurz Bescheid. Die Leitung muss dein Benutzerkonto mit deinem Mitarbeiter-Datensatz verknüpfen. Danach erscheinen deine Tour, deine Zeiten, deine Abwesenheiten und deine Schulungen von selbst.

19.4 Ich habe kein Netz

Arbeite einfach weiter. Deine Doku, die Unterschrift am Einsatz, dein Handzeichen, Fotos, Vitalwerte und die Zeiterfassung legt die App auf dem Gerät ab und überträgt sie später automatisch. Nur Wundbefunde und die Monatsunterschrift des Klienten brauchen eine Verbindung. Beim Wundbefund ist der Speichern-Knopf ohne Netz ausgegraut; die Monatsunterschrift wird ohne Netz nicht gespeichert.

Warte nach dem Besuch kurz, bis oben wieder Online steht, bevor du die App schließt, oder tipp mit Netz auf Jetzt synchronisieren. Steht dort ein roter Kasten mit dem Hinweis, dass eine Dokumentation nicht auf dem Server ist, tippst du auf Erneut senden. Mehr dazu in Kapitel 5.

19.5 Ich habe den Feierabend vergessen

Kein Problem. Öffne Meine Zeitplanung mit dem Reiter Zeiterfassung, tipp beim heutigen Tag auf Zeiten korrigieren und trag den Feierabend unter Feierabend nachtragen ein. Vergiss den Grund der Korrektur nicht, er ist Pflicht. Ist der Tag schon vorbei, stellst du für ihn einen Korrekturantrag, und deine Leitung gibt ihn frei (Kapitel 8.4). Hat dein Pflegedienst die Erinnerung an den Feierabend eingeschaltet, meldet sich die App von selbst, wenn dein Tag nach dem geplanten Ende noch läuft (Kapitel 3.3).

19.6 Ich habe den falschen Knopf getippt

• Einen falsch gesetzten Haken an einer Leistung nimmst du mit einem zweiten Tipp auf den Haken zurück. Gilt der Besuch schon als erledigt, kommst du über Markierte Leistungen prüfen zurück zu den Haken, solange er nicht unterschrieben ist.
• Ist der Besuch schon unterschrieben, geht das nicht mehr. Nutz stattdessen Ergänzung hinzufügen. Genau dafür ist die Ergänzung da.
• Eine falsch quittierte Medikamentengabe nimmst du am selben Tag selbst zurück: in den ersten zehn Sekunden über Rückgängig, danach über Falsch quittiert? an deiner Quittierung, jeweils mit Grund (Abschnitt 4.8). Die Quittierung einer Kollegin, eine vom Vortag und ein Betäubungsmittel mit geführtem Bestand nimmt eine examinierte Pflegefachkraft oder die Leitung zurück. Sag ihr in dem Fall sofort Bescheid.

19.7 Das Diktieren funktioniert nicht

• Sagt die App, dass der Mikrofon-Zugriff verweigert wurde, erlaube das Mikrofon in den Einstellungen deines Browsers für diese Seite.
• Findet die App kein Mikrofon oder unterstützt dein Gerät keine Sprachaufnahme, tipp die Notiz. Das ist gleichwertig.
• Steht statt Diktieren ein Satz, der mit Diktat gerade nicht verfügbar beginnt, nennt er einen von sechs Gründen. Tipp auf Erneut prüfen; bei abgelaufener Anmeldung meldest du dich neu an (Abschnitt 4.6).
• Sagt der gelbe Kasten nach Aufnahme beenden, dass für diesen Klienten keine gültige Einwilligung vorliegt, tipp den Bericht und sag der Leitung Bescheid. Erneut senden hilft erst, wenn die Leitung die Einwilligung eingetragen hat.
• Meldet Viki beim Bericht diktieren, dass im Diktat der Name einer Person ohne gültige Einwilligung steht, bleibt dein Text als Diktat im Wortlaut stehen. Sprich den Bericht mit Neu diktieren ohne den Namen noch einmal (Abschnitt 14.4).
• Ist ein langes Diktat nur zum Teil angekommen, tippst du im gelben Kasten auf Erneut senden. Schließ das Fenster vorher nicht, sonst ist die Aufnahme weg (Abschnitt 4.6).

19.8 Die Anmeldung klappt nicht

• Prüf die Schreibweise deiner E-Mail-Adresse und achte beim Passwort auf Groß- und Kleinschreibung.
• Erscheint Anmeldung unterbrochen, tipp auf Erneut anmelden, sonst auf Vollständig abmelden und neu anmelden.
• Alles andere klärt deine Leitung schneller, als du es selbst versuchen kannst.

19.9 Ich habe mein Diensthandy verloren

Sag es sofort deiner Leitung, auch abends und am Wochenende. Sie kann dein Konto sperren. Melde dich vorsorglich von einem anderen Gerät an und ändere dein Passwort, siehe Kapitel 16.1.

19.10 Ich habe die Ankunft vergessen

Willst du einen Besuch quittieren und fragt die App Ohne Ankunftszeit abschließen?, fehlt für diesen Besuch die Ankunft.

• Bist du noch beim Klienten und gerade erst angekommen, tipp auf Abbrechen und dann auf Angekommen. Läuft dein Tag noch nicht, heißt der Knopf Tag starten und Ankunft buchen, in der Pause Pause beenden und Ankunft buchen. Gebucht wird die Uhrzeit dieses Tipps.
• Sonst schreib unter Begründung, warum keine Ankunft gebucht ist und wann du da warst, mindestens 10 Zeichen, zum Beispiel: Ankunft vergessen, war ca. 08:10 bis 08:40 da. Tipp dann auf Ohne Ist-Zeit abschließen und sag der Leitung Bescheid, damit sie die Zeit nachträgt.

Eine gebuchte Abfahrt ersetzt die Ankunft nicht. Mehr dazu in Abschnitt 4.4.

20. Sorgsam mit Daten und Gerät

Zum Schluss drei Dinge, die im Alltag leicht untergehen:

• Auf deinem Bildschirm stehen Gesundheitsdaten und Zugangscodes. Halte das Gerät so, dass niemand mitliest, und sperr es, sobald du es weglegst.
• Fotografiere nur, was fachlich nötig ist. Kein Foto von Personen, die mit der Leistung nichts zu tun haben.
• Melde dich auf einem gemeinsam genutzten Gerät immer mit Auf diesem Gerät vollständig abmelden ab. Sonst kommt die nächste Person ohne Passwort in dein Konto.

Und das Wichtigste noch einmal: Du kannst nichts kaputt machen. Deine Doku-Notiz und deine Wunschdienste speichert die App von selbst, überall sonst tippst du den Speichern-Knopf, der dort steht. Was unterschrieben ist, bleibt so stehen, wie es war. Und wenn du unsicher bist, frag Viki, frag deine Leitung oder schau hier nach. Danke für deine Arbeit.